現(xiàn)以中國地質(zhì)大學(xué)（武漢）圖書館研修間為例，就研修間空間類型劃分、使用方法、設(shè)備管理、違約處理、管理制度的制定和服務(wù)的提供等方面進(jìn)行深入探討；從研修間的空間設(shè)置、管理制度的完善、智能化手段的應(yīng)用和服務(wù)評(píng)價(jià)體系的建立四個(gè)方面對(duì)研修間的管理工作提出建議。

從20世紀(jì)90年代起，西方國家率先興起了信息共享空間建設(shè)熱潮，部分高校圖書館對(duì)館藏資源進(jìn)行重新布局，建立起信息共享空間的雛形，旨在為師生打造一個(gè)集學(xué)習(xí)、互動(dòng)、學(xué)術(shù)研究于一體的空間[1]。研修間作為信息共享空間下的一個(gè)子項(xiàng)目，為師生提供桌椅等設(shè)備，以滿足師生在圖書館內(nèi)交流與研究的需求。

研修間在我國高校圖書館中的分布較為廣泛，在近20年間，不少圖書館都把研修間作為一個(gè)必建項(xiàng)目，目前各高校圖書館研修間的規(guī)模從十幾間到上百間不等[2]。馮兵等學(xué)者對(duì)我國39所“985工程”高校圖書館空間預(yù)約服務(wù)進(jìn)行了系統(tǒng)性調(diào)查與分析，發(fā)現(xiàn)74.4%的高校開通了獨(dú)立圖書館研修空間，供師生預(yù)約及后續(xù)使用[3]。

中國地質(zhì)大學(xué)（武漢）有南望山和未來城兩個(gè)校區(qū)，兩個(gè)校區(qū)的圖書館內(nèi)都設(shè)有研修間，為全校師生提供進(jìn)行小組學(xué)習(xí)、研究探討知識(shí)創(chuàng)新的場(chǎng)地。師生可以通過研修間預(yù)約系統(tǒng)隨時(shí)進(jìn)行線上自助預(yù)約。

中國地質(zhì)大學(xué)（武漢）圖書館研修間現(xiàn)狀

研修間基本情況

中國地質(zhì)大學(xué)（武漢）南望山校區(qū)和未來城校區(qū)的圖書館都設(shè)有研修間。南望山校區(qū)圖書館有6間，被命名為“研修間”；未來城校區(qū)圖書館有82間，被命名為“研修（討）室”。下面皆用“研修間”指代。

為了方便讀者使用與館員管理，2019年9月，中國地質(zhì)大學(xué)（武漢）圖書館信息共享空間預(yù)約系統(tǒng)正式上線，率先在南望山校區(qū)圖書館使用。2020年9月，未來城校區(qū)圖書館研修（討）室正式開放對(duì)外預(yù)約。目前，中國地質(zhì)大學(xué)（武漢）兩個(gè)校區(qū)的圖書館共有70間研修間對(duì)外開放使用，每年預(yù)約超過3萬次，使用人次達(dá)到了4000人/年。中國地質(zhì)大學(xué)（武漢）在研修間的管理與服務(wù)的提供方面累積了豐富的經(jīng)驗(yàn)。

研修間管理制度

根據(jù)研修間的實(shí)際使用情況與預(yù)約系統(tǒng)的功能設(shè)置可知，中國地質(zhì)大學(xué)（武漢）圖書館制定了相應(yīng)的預(yù)約說明來規(guī)范和管理研修間的預(yù)約使用行為；并且對(duì)研修間的開放區(qū)域、開放時(shí)間、服務(wù)對(duì)象、使用方法、注意事項(xiàng)和咨詢方式等都進(jìn)行了詳細(xì)的說明。圖書館后續(xù)根據(jù)實(shí)際使用情況對(duì)系統(tǒng)設(shè)置與管理?xiàng)l例進(jìn)行了相應(yīng)的調(diào)整。

研修間提供的服務(wù)

1.設(shè)備服務(wù)

中國地質(zhì)大學(xué)（武漢）兩個(gè)校區(qū)的圖書館研修間內(nèi)都配有智能設(shè)備供讀者使用。南望山校區(qū)圖書館研修間內(nèi)配有投影儀和觸摸屏，未來城校區(qū)圖書館研修間內(nèi)的設(shè)備包括多媒體一體機(jī)、電視、會(huì)議平板等，讀者可自行使用或向相關(guān)人員借用輔助工具。

2.特色服務(wù)

中國地質(zhì)大學(xué)（武漢）圖書館除了在研修間內(nèi)提供多種設(shè)備供讀者使用外，還根據(jù)讀者的需求開展了新服務(wù)。中國地質(zhì)大學(xué)（武漢）未來城校區(qū)圖書館每學(xué)期提供30余間研修間對(duì)有科研任務(wù)和跨校區(qū)教學(xué)任務(wù)的老師進(jìn)行定向開放；老師們可以在學(xué)期初進(jìn)行申請(qǐng)，用于課題研究、小組研討或課程備課、答疑等，申請(qǐng)到的研修間可以持續(xù)使用一個(gè)學(xué)期。

研修間管理與服務(wù)的探討

根據(jù)中國地質(zhì)大學(xué)（武漢）圖書館研修間的現(xiàn)行管理制度與實(shí)際使用情況，本文從空間類型的劃分、使用方法、設(shè)備管理、違約的判定與處罰、管理制度、服務(wù)的提供等方面對(duì)研修間的管理服務(wù)進(jìn)行探討。

空間類型的劃分

從功能類型上來說，中國地質(zhì)大學(xué)（武漢）圖書館的研修間大體可以分為普通研修間與教師研修間。普通研修間主要用于學(xué)生間的交流，教師研修間的空間相對(duì)更大，部分空間還配備了會(huì)議平板、電視等設(shè)備，方便教師與學(xué)生開組會(huì)、進(jìn)行培訓(xùn)等。此外，中國地質(zhì)大學(xué)（武漢）圖書館還設(shè)置有視聽室，每間視聽室都配備了多媒體設(shè)備供讀者使用。

不同類型的研修間在開放時(shí)間、預(yù)約人身份限制、最低使用人數(shù)上都有區(qū)別。例如，配備了多媒體設(shè)備的視聽室，使用者需要向工作人員登記后才能獲得鼠標(biāo)鍵盤，并且在使用結(jié)束后要?dú)w還。因此，視聽室的開放時(shí)間為上午8：30—12：00，下午12：30—17：30，以便工作人員進(jìn)行設(shè)備管理。這種差異化的研修間設(shè)計(jì)以及研修間內(nèi)設(shè)備的配置能夠滿足不同使用者的需求，并在一定程度上緩解了圖書館工作人員的管理壓力。  

使用方法

2019年9月開始，中國地質(zhì)大學(xué)（武漢）圖書館的研修間采取線上預(yù)約方式，讀者通過電腦或者手機(jī)移動(dòng)端完成研修間具體信息的瀏覽與預(yù)約。使用者在登錄系統(tǒng)后，選擇研修間、預(yù)約時(shí)間段和共同使用者，預(yù)約完成后在規(guī)定時(shí)間內(nèi)用校園一卡通即可刷開研修間的門禁。

由于中國地質(zhì)大學(xué)（武漢）南望山校區(qū)圖書館需要預(yù)約才能進(jìn)館，但研修間預(yù)約系統(tǒng)與入館預(yù)約系統(tǒng)未能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的整合，因此預(yù)約了研修間的學(xué)生還需完成入館預(yù)約才能進(jìn)入圖書館。未來，圖書館應(yīng)考慮將研修間預(yù)約系統(tǒng)與圖書館入館預(yù)約系統(tǒng)進(jìn)行整合，讀者只需預(yù)約研修間就能獲取進(jìn)館的權(quán)限。

目前，讀者在使用完研修間后自行離開即可，無需進(jìn)行刷卡簽離等操作，這導(dǎo)致部分預(yù)約已經(jīng)提前結(jié)束了，但系統(tǒng)無法識(shí)別到該信息，已經(jīng)空出來的研修間無法供他人預(yù)約。圖書館未來可以考慮增加預(yù)約結(jié)束刷卡簽離的步驟，這不僅能在一定程度上提高空間資源的使用效率，還能讓管理人員獲得更精準(zhǔn)的研修間使用時(shí)長數(shù)據(jù)，為圖書館研修間的管理提供更充分的數(shù)據(jù)支撐。

空間內(nèi)設(shè)備的管理

中國地質(zhì)大學(xué)（武漢）圖書館研修間內(nèi)的設(shè)備部分為使用者簽到后即可自行使用，部分研修間的電腦需要使用者向工作人員登記獲得鼠標(biāo)鍵盤后才可使用，并且需要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。這種模式能夠在一定程度上加強(qiáng)對(duì)研修間內(nèi)設(shè)備的管理，但對(duì)于使用者來說略有不便，圖書館也需要專門安排人員從事設(shè)備借還工作。

如何規(guī)范管理研修間內(nèi)的設(shè)備是圖書館需要重視的問題。圖書館應(yīng)該針對(duì)研修間內(nèi)的設(shè)備制作詳細(xì)的操作手冊(cè)，指導(dǎo)用戶遵守手冊(cè)規(guī)定科學(xué)地使用設(shè)備。未來，圖書館應(yīng)該使用更加智能化的管理方法，將空間預(yù)約系統(tǒng)與設(shè)備進(jìn)行聯(lián)動(dòng)，研修間內(nèi)的設(shè)備在該研修間被預(yù)約且使用者簽到后才能開機(jī)使用。在研修間內(nèi)設(shè)備的檢查方面，目前還是以依靠圖書館工作人員定期檢查和使用者反映問題為主，這種單純依靠人工的方式無法保證工作人員在第一時(shí)間獲悉設(shè)備的異常，也需要大量的人力成本。

違約的判定與處罰

目前，研修間預(yù)約的違約類型主要有兩種：預(yù)約不來和使用人數(shù)不達(dá)標(biāo)。預(yù)約時(shí)間開始后的30分鐘內(nèi)若無任一預(yù)約人刷卡簽到，記為預(yù)約不來；預(yù)約時(shí)間開始后的30分鐘內(nèi)若刷卡簽到人數(shù)少于該研修間的最少預(yù)約人數(shù)，則記為使用人數(shù)不達(dá)標(biāo)。違約一次扣除100分信用分。個(gè)人一學(xué)期信用分為300分，扣完后30天內(nèi)不得再進(jìn)行預(yù)約。上述兩種違約類型皆只扣除預(yù)約申請(qǐng)人的分?jǐn)?shù)。除了以上兩種系統(tǒng)自動(dòng)判定的違約類型外，圖書館工作人員在日常巡樓過程中若發(fā)現(xiàn)研修間內(nèi)的使用人員有大聲喧嘩、飲食等情況，可對(duì)預(yù)約申請(qǐng)人的信用分進(jìn)行人工扣除。

違約行為的定義與處罰的設(shè)置是為了提升研修間的利用率，避免資源浪費(fèi)。每間研修間都設(shè)有最少預(yù)約人數(shù)，作為一個(gè)共享、合作與討論交流的空間，僅一人單獨(dú)使用研修間無疑背離了研修間建設(shè)的初衷。而工作人員人工扣除信用分的行為也旨在營造一個(gè)更好的研修間使用環(huán)境。

管理制度的制定及管理人員的職責(zé)

研修間的管理制度在最初制定時(shí)參考了眾多其他高校研修間的管理經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合自身的功能設(shè)計(jì)，形成了研修間管理?xiàng)l例初稿。隨著研修間及線上預(yù)約系統(tǒng)的陸續(xù)開放，研修間的使用人數(shù)越來越多，管理?xiàng)l例也急需調(diào)整。由于最初沒有對(duì)同一讀者的預(yù)約次數(shù)進(jìn)行限制，部分讀者連續(xù)預(yù)約同一個(gè)研修間，將個(gè)人物品長期放置在研修間內(nèi)，研修間變成了個(gè)人的休息室。針對(duì)這一現(xiàn)象，圖書館管理人員修改了預(yù)約制度，調(diào)整了系統(tǒng)功能，使得同一預(yù)約人在未完成前一次預(yù)約時(shí)不得進(jìn)行第二次預(yù)約，有效減少了空間占用情況的發(fā)生。

研修間的管理制度需要根據(jù)實(shí)際情況不斷調(diào)整，這需要管理人員及時(shí)收集整理日常工作中出現(xiàn)的問題并進(jìn)行思考，提出解決方案，不斷優(yōu)化研修間的服務(wù)。當(dāng)前管理人員通過對(duì)系統(tǒng)后臺(tái)研修間的預(yù)約和使用數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理，從而了解研修間的使用情況；通過巡查與讀者的主動(dòng)反饋收集研修間日常使用中存在的問題以及讀者的意見。管理人員根據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)與人工收集的信息掌握研修間的整體使用情況，通過優(yōu)化調(diào)整管理制度來解決存在的問題。

研修間服務(wù)

目前，中國地質(zhì)大學(xué)（武漢）圖書館研修間主要提供的是以研究討論為主的空間服務(wù)，空間內(nèi)配備的設(shè)備也多為投影儀、觸摸屏等輔助交流工具。讀者在研修間內(nèi)是否有效利用了空間及設(shè)備進(jìn)行學(xué)術(shù)交流與研究，管理人員很難得知。在這種情況下，圖書館需要通過優(yōu)化自身服務(wù)使研修間的效用最大化。

除了常規(guī)對(duì)外預(yù)約之外，圖書館可以面向特定人群或者在特定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)推出針對(duì)性服務(wù)。中國地質(zhì)大學(xué)（武漢）圖書館針對(duì)未來城校區(qū)師生的需求，每學(xué)期提供30多間研修間對(duì)有科研任務(wù)和跨校區(qū)教學(xué)任務(wù)的教師定向開放，用于課題研究、小組討論、答疑等。該服務(wù)一經(jīng)推出就受到了師生們的廣泛關(guān)注，每學(xué)期30多間用于定向開放的研修間在學(xué)期初就全部被預(yù)約完。除了定向開放之外，2022年針對(duì)碩士、博士研究生需要參加線上復(fù)試的情況，中國地質(zhì)大學(xué)（武漢）圖書館騰出部分研修間供考生復(fù)試，為考生提供了安靜舒適的復(fù)試環(huán)境。

思考與啟示

優(yōu)化研修間的空間設(shè)置

要做好研修間的建設(shè)工作，首先要思考的就是如何定義研修間。研修間作為信息共享空間的一部分，不是單純的自習(xí)室，而是多人小組、學(xué)術(shù)團(tuán)隊(duì)交流、協(xié)作與探討的場(chǎng)所，師生在其中不斷進(jìn)行思想碰撞，創(chuàng)造出新的學(xué)術(shù)火花。在這樣的背景下，圖書館需要找準(zhǔn)研修間的建設(shè)定位，才能在后續(xù)的功能設(shè)計(jì)、管理制度制定方面有明確的方向。在研修間空間類型的管理上，除了簡單地按照教師與學(xué)生來劃分之外，還可以專門設(shè)置供本科生、研究生、教師使用的空間，將空間類型與用戶需求相匹配，對(duì)研修間的功能、特征以及硬件進(jìn)行梳理，給讀者更加精細(xì)化的空間選擇[4]。

目前，研修間多用于使用者團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的交流，圖書館僅僅提供空間和設(shè)備。未來，圖書館可以不斷拓寬研修間的邊界，使其向信息共享空間靠近。除了傳統(tǒng)的使用者進(jìn)行小組或團(tuán)隊(duì)間的交流之外，圖書館的工作人員也可以參與進(jìn)來，共同建設(shè)學(xué)科化信息空間。針對(duì)不同的學(xué)科建設(shè)相應(yīng)的空間，將圖書、期刊資源等進(jìn)行整合，為教學(xué)和學(xué)術(shù)研究提供系統(tǒng)且完整的服務(wù)，并且在這些空間配備專業(yè)的教師和圖書館館員進(jìn)行引導(dǎo)[5]。

完善研修間的管理制度

一個(gè)完善的管理制度既要考慮到實(shí)際問題，又要結(jié)合發(fā)展目標(biāo)，通過制度引導(dǎo)行為，促進(jìn)目標(biāo)達(dá)成。管理制度的制定與執(zhí)行不僅能保護(hù)讀者的權(quán)益，合理配置資源，還能促進(jìn)研修間發(fā)展，實(shí)現(xiàn)效益的最大化。研修間的管理制度要覆蓋物理空間、使用者、管理人員以及相關(guān)設(shè)備等各個(gè)方面。

制度需要不斷完善，同時(shí)宣傳工作也必不可少。傳統(tǒng)的網(wǎng)頁規(guī)則說明和在研修室內(nèi)張貼規(guī)章制度的作用甚微。未來，圖書館可以通過系統(tǒng)提醒的方式加強(qiáng)規(guī)則宣傳。在讀者使用預(yù)約系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)用彈窗來展現(xiàn)預(yù)約規(guī)則，讀者需要閱讀完預(yù)約規(guī)則后才能進(jìn)行預(yù)約。用這樣的方式對(duì)讀者進(jìn)行引導(dǎo)可以減少違約行為。

用智能化手段提升研修間的服務(wù)水平

未來，圖書館可以使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)管理研修間內(nèi)的設(shè)備，實(shí)現(xiàn)設(shè)備的物聯(lián)自動(dòng)化，將研修間內(nèi)的眾多設(shè)備與管理人員進(jìn)行一體化綁定，管理人員可以隨時(shí)查閱名下綁定設(shè)備的應(yīng)用情況，對(duì)設(shè)備進(jìn)行管理。同時(shí)通過管理平臺(tái)對(duì)各類設(shè)備的常態(tài)化管理運(yùn)維進(jìn)行7天×24小時(shí)的數(shù)據(jù)采集，對(duì)狀態(tài)異常的設(shè)備進(jìn)行實(shí)時(shí)狀態(tài)聯(lián)動(dòng)推送，以便管理人員能及時(shí)跟進(jìn)處理設(shè)備故障問題。

研修間預(yù)約系統(tǒng)應(yīng)加強(qiáng)與圖書館其他系統(tǒng)的聯(lián)動(dòng)，如門禁閘機(jī)系統(tǒng)、座位預(yù)約系統(tǒng)等，簡化讀者的預(yù)約流程，提升讀者的使用體驗(yàn)。同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)數(shù)據(jù)的流動(dòng)性，通過開放的接口將研修間預(yù)約系統(tǒng)使用數(shù)據(jù)以及圖書管理系統(tǒng)和其他預(yù)約系統(tǒng)等的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，完成對(duì)讀者行為數(shù)據(jù)的分析，生成讀者畫像，以便為讀者提供個(gè)性化服務(wù)。

建立研修間服務(wù)評(píng)價(jià)體系

目前，中國地質(zhì)大學(xué)（武漢）圖書館研修間的服務(wù)評(píng)價(jià)多來自讀者的口頭反饋及其在平臺(tái)上的留言，尚未建立起一個(gè)專門的服務(wù)評(píng)價(jià)體系。構(gòu)建高校圖書館服務(wù)評(píng)價(jià)體系對(duì)高校圖書館的建設(shè)和持續(xù)發(fā)展具有重要意義，不僅能優(yōu)化服務(wù)，加強(qiáng)管理，還能提升讀者的滿意度，促進(jìn)圖書館良性發(fā)展[6]。圖書館應(yīng)該堅(jiān)持科學(xué)性、通用性、可操作性和可擴(kuò)展性原則，制定研修間服務(wù)的評(píng)價(jià)指標(biāo)，對(duì)研修間的預(yù)約制度、管理人員、預(yù)約系統(tǒng)進(jìn)行多維度的分析。通過問卷調(diào)查、訪談等形式系統(tǒng)收集各類型使用者的意見，優(yōu)化圖書館研修間服務(wù)，推動(dòng)圖書館服務(wù)質(zhì)量持續(xù)提升。