目的：探討在檔案管理中采用精細化管理模式的價值。方法：將隨機選取的477份自2020年1月至2022年10月采用精細化管理模式的檔案歸入觀察組，將389份自2018年1月至2019年12月采用常規(guī)護理模式的檔案歸入對照組，三明市第一醫(yī)院自2020年1月起開始對醫(yī)院檔案采用精細化管理模式，對比兩組人事檔案破損、缺失情況、正常利用情況以及對比兩組人事檔案管理質(zhì)量，觀察項目包括檔案管理的安全性、檔案室清潔度、檔案標識規(guī)范度。結(jié)果：觀察組人事檔案破損率及缺失率均明顯較對照組低，正常利用率較對照組高（P<0.05）。觀察組檔案管理安全性、檔案室清潔度以及檔案標識規(guī)范度得分均高于對照組，人事檔案管理質(zhì)量組間比較差異有統(tǒng)計學意義（P<0.05）。結(jié)論：在檔案管理中采用精細化管理模式有助于提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量和水平，可以顯著提升檔案正常利用率，值得推廣。

醫(yī)院檔案管理水平會影響醫(yī)院形象、醫(yī)院管理水平以及醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展水平。醫(yī)院檔案客觀地記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷史，而且也能反映現(xiàn)階段的工作狀態(tài)，例如能夠反映醫(yī)務(wù)工作信息，除此之外，還能對人民群眾的健康信息進行反饋，指導(dǎo)醫(yī)院各項工作的有序開展和順利運行，因此加強對醫(yī)院檔案的管理很有必要。加強對醫(yī)院檔案的精細化管理有助于不斷提高醫(yī)院檔案管理工作效率，對于提升醫(yī)院檔案管理水平也有重要價值，還能客觀記錄和準確反映現(xiàn)階段醫(yī)療衛(wèi)生運營情況與管理現(xiàn)狀，推動醫(yī)療機構(gòu)管理水平不斷提高。本次研究探討和分析將精細化管理模式應(yīng)用于檔案管理中所取得的價值，如下。

資料與方法

一般資料

三明市第一醫(yī)院自2020年起在醫(yī)院檔案管理中實施精細化管理模式，隨機選取自2020年1月至2022年10月采用精細化管理模式的477份檔案并歸入觀察組，男性249名、女性228名，年齡范圍為21~57歲，年齡平均值為（45.26±2.37）歲，工作年限為1~38年，平均工作年限為（15.36±2.01）年，醫(yī)生176名、護士222名、后勤人員79名，初級職稱161名、中級職稱207名、高級職稱109名。隨機選取2018年1月~2019年12月采用常規(guī)護理模式的389份檔案并歸入對照組，男性201名、女性188名，年齡區(qū)間為22~59歲，平均年齡為（46.01±2.32）歲，醫(yī)生143名、護士184名、后勤人員62名，初級職稱143名、中級職稱167名、高級職稱79名。檔案一般資料數(shù)據(jù)組間對比無明顯差異（P>0.05）。

方法

在實施精細化管理模式前，需要對醫(yī)院檔案管理工作中存在的不足等進行匯總和分析，以便能夠有針對性地采取管理措施，方法如下。

1.分析醫(yī)院現(xiàn)有檔案管理工作中存在的不足

（1）檔案管理制度現(xiàn)存問題和缺陷分析

粗放式管理模式仍屬于現(xiàn)階段檔案管理工作的常用模式，不符合現(xiàn)代化管理理念，而且管理手段存在明顯的局限性。醫(yī)院管理人員觀念陳舊，檔案管理工作開展、落實及發(fā)展過程中面臨著諸多困境，管理人員不僅要結(jié)合自身工作經(jīng)驗，同時還需要綜合醫(yī)院各項日常工作的開展情況進行綜合分析。醫(yī)院內(nèi)有大量部門及科室，不同部門和科室有著不同的分工。檔案管理工作在實際開展過程中存在隨意性等缺點，而又無法盲目復(fù)制其他管理模式與方法，故難以推動工作的順利開展，也無法保證工作的效率與效果。醫(yī)院未從制度層面將檔案管理工作與績效考核結(jié)果相掛鉤，檔案管理工作欠缺規(guī)范性，沒有取得理想的監(jiān)督效果，使得檔案管理工作的針對性與科學性明顯較低，這也會導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作效率下降。醫(yī)院檔案管理涉及的內(nèi)容非常復(fù)雜，醫(yī)院責權(quán)制度及分類方法等存在權(quán)責不明、分類模糊等現(xiàn)象，容易出現(xiàn)越權(quán)審核、信息被篡改等問題，這樣會對醫(yī)院的形象造成不良影響。

（2）檔案管理模式亟待豐富

作為基礎(chǔ)性管理工作，強化檔案管理工作不僅能使醫(yī)院的管理水平得到提高，也能提升醫(yī)院的管理效能，還有助于醫(yī)院發(fā)展的規(guī)范性與持續(xù)性。醫(yī)院檔案管理傳統(tǒng)模式的機械性和教條性特征明顯，以被動歸檔為主要表現(xiàn)形式，工作人員僅負責收集和歸檔有檔材料。由于信息管理體系缺乏統(tǒng)一性和標準性，檔案管理相關(guān)工作人員在編纂、移交和審核信息的過程中欠缺交流，缺乏較高的風險控制意識和良好的防控觀念，因此在信息歸檔時發(fā)生信息遺漏的可能性較高，還可能會造成信息分散與信息收集不全面等問題。當前，信息化管理模式在各級醫(yī)院得到了日益廣泛的應(yīng)用，但是人工操作仍占據(jù)較大比例，不重視管理以及實權(quán)問題未得到有效落實等現(xiàn)象仍然普遍存在，而且檔案管理工作人員的工作積極性和主動性較低，同時也缺乏主動服務(wù)意識。受諸多因素的影響，檔案開發(fā)的廣度與深度均受到較大限制，整體服務(wù)模式存在單一性等缺點。工作人員進行信息調(diào)閱和復(fù)制的方式包括人工檢索、信息化途徑復(fù)制等，信息數(shù)據(jù)對醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)改革所發(fā)揮的推動作用未得到全面挖掘，其潛在的科研價值也無法得到有效提升。上述問題均會對檔案管理效果造成不良影響，同時也會影響醫(yī)院檔案信息的查閱與利用，從而制約醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

（3）缺乏專業(yè)的檔案管理人才

醫(yī)院檔案管理屬于醫(yī)院基礎(chǔ)內(nèi)控管理工作，較難獲得足夠的關(guān)注和重視，同時，醫(yī)院也不注重人才引進，導(dǎo)致專業(yè)的內(nèi)部檔案管理人才普遍缺乏。醫(yī)院檔案工作人員的專業(yè)性不強，通常為醫(yī)院內(nèi)的醫(yī)務(wù)人員兼任，而新入職的專職人事管理人員對技術(shù)及相關(guān)儀器設(shè)備等的了解不夠全面，對醫(yī)院檔案管理工作的順利開展產(chǎn)生了極大的制約。醫(yī)院開展的檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)等工作較少，檔案管理工作人員若不能及時通過自學或參加培訓(xùn)的方式與時俱進，不斷豐富理論知識，更新知識結(jié)構(gòu)，其現(xiàn)有的知識儲備將無法滿足檔案管理工作的需要，甚至會對檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展造成不良影響。

2.采用精細化管理模式

（1）推動檔案管控制度日益完善

醫(yī)院設(shè)定流程化、目標化、標準化的工作目標，以確保精細化管理模式得到切實有效的執(zhí)行和落實。將醫(yī)院業(yè)務(wù)需求納入考慮范圍，根據(jù)科室工作實際情況建立管理制度，保證各項制度的可行性與針對性，同時保證其人性化、時效性與可操作性、科學化和規(guī)范化得到充分保證。保證檔案管理工作的目標性和針對性，對檔案管理工作方法與目標進行細化，在目標的指引下不斷提高檔案管理工作的規(guī)范化及制度化水平，有效提高檔案利用效率。權(quán)責明確，將責任落實到各科室和各責任人，同時加強監(jiān)督與績效管理，提高工作人員的積極性和主動性。細化工作流程，包括信息收集、整理、審核、利用和歸檔等，確保各流程緊密銜接，不斷更新和改進工作流程，確保檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

（2）強化檔案信息化管理

醫(yī)院建立和完善統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫，重視數(shù)字檔案建設(shè)，完善數(shù)字化檔案分類管理工作，明確數(shù)據(jù)庫類目，以期最終實現(xiàn)數(shù)據(jù)數(shù)字化儲存與調(diào)用的目標。不斷完善信息化檔案聯(lián)動機制，使醫(yī)院檔案管理工作的系統(tǒng)性得到有效提高。推動檔案管理系統(tǒng)日趨規(guī)范統(tǒng)一，規(guī)范設(shè)置檔案管理環(huán)境，最終達到檔案信息的自動化收集目標，對歸檔范圍進行界定，以取得理想的信息歸檔效果。

（3）創(chuàng)新管理模式，加強人才建設(shè)

醫(yī)院應(yīng)注重引進和培養(yǎng)專業(yè)的信息化檔案管理人才，推動檔案管理理念不斷轉(zhuǎn)變，推動科教部門與醫(yī)務(wù)部門之間的信息聯(lián)動，保障在權(quán)限范圍內(nèi)獲取和利用數(shù)據(jù)信息；加強人員培訓(xùn)，不斷強化內(nèi)部管理，確保檔案管理人員教育工作得到有效落實；不僅要重視數(shù)據(jù)挖掘，還要重視數(shù)據(jù)開發(fā)，不斷整合現(xiàn)有數(shù)據(jù)，在挖掘數(shù)據(jù)信息時必須結(jié)合醫(yī)院的實際需求，通過加大技術(shù)支持等方式推動醫(yī)院發(fā)展。

觀察指標

首先，對比兩組人事檔案破損、缺失情況及正常利用情況。

其次，對比兩組人事檔案管理質(zhì)量，包括檔案管理安全性、檔案室清潔度、檔案標識規(guī)范度，各項目評分范圍均為0—100分，分值越高，說明檔案管理水平越高。

統(tǒng)計學方法

以SPSS23.0分析數(shù)據(jù)，計量資料、計數(shù)資料以均數(shù)±標準差（±s）、率表示，檢驗方法包括t檢驗、χ2檢驗，差異有統(tǒng)計學意義（P<0.05）。

結(jié)果

兩組人事檔案破損率、缺失率及正常利用率對比

與對照組相比，觀察組具有顯著更低的人事檔案破損率及缺失率，具有更高的正常利用率（P<0.05）（見表1）。

表1 人事檔案破損率、缺失率與正常利用率對比[n（%）]

兩組人事檔案管理質(zhì)量對比

與對照組相比，觀察組具有更高的檔案管理安全性、檔案室清潔度和檔案標識規(guī)范度得分（P<0.05）（見表2）。

表2 人事檔案管理質(zhì)量對比（分，±s）

討論

醫(yī)院檔案管理工作涵蓋類目非常全面，不僅包括既往工作，也涵蓋當前工作和未來工作，醫(yī)院的基本活動與檔案記錄內(nèi)容關(guān)聯(lián)密切，涵蓋醫(yī)務(wù)人員基本信息、研究工作、臨床醫(yī)療等，以病例檔案、科研檔案與行政檔案為主要表現(xiàn)形式。

醫(yī)院檔案管理工作能夠為醫(yī)務(wù)人員進行臨床研究和科學研究提供參考和依據(jù)，還有利于醫(yī)務(wù)人員及時掌握病例信息，對患者臨床病癥級別和病癥表現(xiàn)進行辨證分析，結(jié)合臨床檢驗、化驗等資料進行診斷，從而保證診治服務(wù)的科學性與規(guī)范性。檔案管理工作是醫(yī)院管理工作中的關(guān)鍵部分，在醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展過程中發(fā)揮著關(guān)鍵性作用。檔案中記載了醫(yī)院的發(fā)展信息與記錄，能夠在一定程度上體現(xiàn)醫(yī)院的發(fā)展現(xiàn)狀，使醫(yī)院的檔案管理水平得到提升，保證臨床醫(yī)院的科研工作效果，創(chuàng)新臨床醫(yī)療工作管理模式，使醫(yī)院的經(jīng)濟效益與社會效益得到全面且有效的提升。

現(xiàn)如今，精細化管理已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于企業(yè)管理中。通過精細化管理模式，生產(chǎn)者可以從客戶角度對現(xiàn)有的工作情況進行分析，并有針對性地制定、完善生產(chǎn)制度，從而有效提升生產(chǎn)效率，保證生產(chǎn)質(zhì)量，促進自身生產(chǎn)行為和管理行為規(guī)范化，這對于促進企業(yè)擴大規(guī)模、增強企業(yè)實力具有重要價值。作為先進的管理手段和理念，精細化管理能夠使煩瑣復(fù)雜的工作日趨簡單化與流程化，同時還能針對工作進行定量分析和定性分析，細化分解工作的流程，最終實現(xiàn)對各個工作環(huán)節(jié)的完善，保證工作效果。將精細化管理模式應(yīng)用到醫(yī)院管理中，也能有效提升醫(yī)院自身的管理效能。對醫(yī)院檔案實施分類管理，如劃分為院內(nèi)人事、科研以及臨床診治等，能夠確?，F(xiàn)有檔案管理工作的時效性，還能保證檔案管理分類的科學化，使檔案管理工作更加簡單易行。使用現(xiàn)代化信息技術(shù)對醫(yī)院檔案實施集成化與扁平化管理，能夠顯著減少工作量，強化數(shù)據(jù)支撐，全面提升檔案管理工作質(zhì)量。

當前，醫(yī)院在檔案管理工作過程中面臨的問題仍然較多，如檔案管理模式單一、檔案人才隊伍建設(shè)滯后、信息化程度低、檔案管理制度不健全等，這些問題都嚴重影響了檔案管理工作的質(zhì)量和水平。在此次研究中，觀察組人事檔案破損率及缺失率均明顯低于對照組，正常利用率則明顯高于對照組，觀察組檔案管理安全性、檔案室清潔度以及檔案標識規(guī)范度得分均高于對照組，兩組差異均有統(tǒng)計學意義（P<0.05）。通過對比和分析可知，精細化檔案管理工作能夠?qū)︶t(yī)院管理產(chǎn)生積極影響，對于提高醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量和水平具有重要意義，因此，醫(yī)院必須認清發(fā)展現(xiàn)狀并完善制度建設(shè)和人才隊伍建設(shè)，為推動醫(yī)院全面可持續(xù)發(fā)展提供動力。

綜上所述，將精細化管理模式應(yīng)用至檔案管理中，能夠使醫(yī)院檔案管理水平得到全面提升，其推廣價值較高。