新常態(tài)下做好城建檔案業(yè)務指導工作的幾點思考

2023-03-13 00:00 來源：转载作者：劉敏寧德市城建檔案館

隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，城市建設活動不斷推進，其決定了我國城市發(fā)展的歷史風貌，也在一定程度上決定著城市建設的內容和發(fā)展趨勢。由此可見，我國城建檔案資源發(fā)展時間比較長，其是我國優(yōu)秀城市文化的重要組成部分，是國家檔案十分重要的內容。

城市建設中城建檔案的功能分析

為城市建設提供數(shù)據(jù)支撐

在目前的現(xiàn)代化城市規(guī)劃中，住房和城鄉(xiāng)建設部一般需要根據(jù)以前城建檔案中的城市規(guī)劃方案或者其他相關城市方案制定城市建設規(guī)劃，進而研究分析城市規(guī)劃建設方案的可行性，比如在城市建筑施工的過程中需要注意的事項，如施工是否在預算范圍內，考慮該問題時通常會參考一些其他城市成功的城建案例，同時應該召開研討會，多征求專家的意見和建議，從而確定該項目是否具有可行性。因此，城建檔案可以為城市重大決策提供一定的參考價值和相關的數(shù)據(jù)支撐。

保證城市重大項目建設

在一些重大建設項目施工前，需要根據(jù)規(guī)定在行政審批部門或者住房和城鄉(xiāng)建設部開申請報告，獲得批準后，及時檢查建設單位的資金、工作人員以及工作場所等相關事項，并進行存檔。同時，項目檢查報告、分項驗收報告、隱蔽工程驗收報告、竣工驗收報告等必須第一時間在城建檔案管理部門進行歸檔，這些檔案在企業(yè)資質申報、工程評優(yōu)、業(yè)績考核時都會被用到。此外，城建檔案是評估參建單位實力和信譽的重要參考材料。根據(jù)前文分析，城建檔案的妥善保管可以推進城市建設工作不斷發(fā)展。

我國城建檔案管理面臨的挑戰(zhàn)分析

城建檔案管理規(guī)劃設計不夠科學

在檔案管理工作中，必須進行長期的規(guī)劃設計，但是當前我國城建檔案管理并未結合實際情況制定長期規(guī)劃，只是確定了短期的管理體系。目前，大部分檔案館沒有意識到信息時代要運用科技做好檔案管理工作，也沒有對檔案管理信息化建設給予足夠的重視，對檔案管理工作缺乏合理規(guī)劃。

城建檔案管理人員服務意識較低

檔案管理工作的特征之一是服務性，然而通過調研可以看出，諸多檔案管理人員缺乏服務意識，一些管理人員對檔案管理工作了解甚少，并且對自己的工作職責也缺乏清晰的了解，崗位意識較差，工作態(tài)度不認真，這給檔案管理工作帶來一定的負面影響。

城建檔案管理形式需要完善

傳統(tǒng)的城建檔案包括紙質材料、圖片和音像等。目前在檔案管理中還存在一些問題，比如，如何對檔案進行合理保存。隨著信息化技術的不斷發(fā)展，如何將原始檔案資料轉變?yōu)閿?shù)字檔案資料是當前需要思考的重要問題。同時，一些檔案館缺少規(guī)范的檔案管理工作制度，造成檔案在長期保存中存在很多問題。一些檔案館的檔案管理缺少統(tǒng)一規(guī)范和流程，容易在檔案管理過程中出現(xiàn)檔案管理質量和效率達不到要求的問題。

城建檔案收集難度較高但是利用率較低

在城市的規(guī)劃建設中，相關單位需要在工程竣工驗收后的六個月內把與工程相關的檔案材料等遞交到建設主管部門。根據(jù)目前的實際情況，由于參與相關工程建設的單位較多，其對檔案管理的認知程度還不夠，所以不會將竣工檔案提交給建設行政管理部門，相關部門對城建檔案管理的宣傳力度不夠，造成城建檔案收集存在很多問題，并且檔案利用效率也比較低。

城建檔案業(yè)務指導工作存在的意義

城市規(guī)劃及建設需要將比較精準的檔案數(shù)據(jù)作為支持，從而對工程項目的規(guī)劃、建設作出指導。目前的城市建設工程具有周期長、規(guī)模大等特征，只有提高城建檔案資料的完整性和規(guī)范性才可以確保其可以被科學使用，從而發(fā)揮出其重要作用，進而推進城建檔案業(yè)務指導工作的開展，并對建筑工程等學科起到指導作用，逐步提升檔案數(shù)據(jù)的合理性和精準性，不斷推進工程建設發(fā)展。與此同時，加強檔案業(yè)務指導工作可以確保施工過程有序推進，提升工程整體質量。

創(chuàng)新城建檔案業(yè)務指導工作的措施

樹立服務意識，積極開展檔案業(yè)務指導工作

有關部門在推進施工的過程中，還要推進工程資料準備工作同步進行，然而目前城建檔案歸檔工作是在建筑工程完全竣工后進行的。根據(jù)規(guī)定，工程竣工檔案應該及時移交城建檔案館進行保存，但是一些建筑工程一般在竣工一段時間后才會將檔案移交，這很容易導致城建檔案不完整，進而難以推進后續(xù)的管理工作。為了避免出現(xiàn)上述問題，城建檔案管理工作人員必須在實踐中不斷總結經(jīng)驗，樹立積極向上的服務意識，逐步提高自身工作的主動性和積極性，如此才能有序推進檔案業(yè)務指導工作。

在工程建設項目動工前，檔案業(yè)務指導工作人員應該同施工單位保持密切聯(lián)系，做好相關準備工作，并對工作的具體情況進行全面了解。要根據(jù)建設項目的地理位置及規(guī)模大小對工程整體情況進行分析，使檔案業(yè)務指導工作具備一定的針對性和科學性。在實際施工的過程中，檔案業(yè)務指導工作人員需要第一時間到施工現(xiàn)場做好跟蹤和指導工作，加強對工程文件的編制，確保工程文件編制同工程施工進度同步推進，并對出現(xiàn)的具體問題及時整改。檔案業(yè)務指導人員要提高工作積極性，確保工程檔案資料可以被精準地納入當?shù)爻墙n案中。

做好城建檔案的微觀管理

要確保施工檔案的真實性，對施工檔案資料中的諸多科研成果和專題總結必須及時歸檔。要依照規(guī)范對檔案進行管理，底圖平放或者是卷放都可以，將其放在專用柜中進行保存。在使用檔案的過程中，可以把檔案資料復印多份并將其放在不同的資料室，提升檔案利用率。

加強學習研究

加強學習研究，不斷提高檔案業(yè)務指導工作人員的工作能力。首先，檔案業(yè)務指導人員應該深入學習專業(yè)管理知識，了解相關法律法規(guī)及政策，并將其作為檔案業(yè)務工作的標準。與此同時，城建檔案業(yè)務指導工作人員必須深入學習政治理論，精準把握檔案業(yè)務指導工作的方向，及時發(fā)現(xiàn)日常工作中的問題，并合理運用理論知識解決問題，提升檔案工作的規(guī)范性。其次，城建檔案業(yè)務指導工作人員需要不斷學習業(yè)務知識。隨著我國科技和經(jīng)濟的發(fā)展，各種各樣的社會實踐活動層出不窮，多種類型的檔案管理模式逐漸出現(xiàn)，因此相關工作人員必須學習和研究相關業(yè)務知識，創(chuàng)新檔案業(yè)務指導工作，推進檔案業(yè)務指導工作發(fā)展。最后，學習與檔案管理相關的知識，檔案是對社會實踐活動的記錄，不同類型的檔案具有不同的特征，因此，檔案業(yè)務指導工作人員必須系統(tǒng)加強對基建、科研、財務、行政等多領域知識的學習，精準把握不同類型檔案的特點。

目前，一些城建檔案部門會定期組織檔案業(yè)務指導工作人員加強學習《中華人民共和國檔案法》以及其他與檔案管理相關的法律法規(guī)。通過了解城建檔案管理的整體狀況，同時借鑒一些其他行業(yè)檔案管理的成功經(jīng)驗，進而構建符合城建企業(yè)特點的檔案管理工作指導模式。

新形勢下，檔案管理工作逐步朝著信息化方向發(fā)展，城建檔案業(yè)務指導工作人員的專業(yè)技能水平也提升。城市施工企業(yè)的檔案業(yè)務指導工作人員必須積極改變自己的思想認知，逐步提升工作積極性，深入研究檔案管理的規(guī)章制度，不斷學習數(shù)據(jù)庫、CAD、CAM以及圖形圖像處理技術，進而了解并適應全新的檔案管理模式，推進檔案業(yè)務指導工作不斷發(fā)展。

做好部門溝通工作

要有序推進城建檔案業(yè)務指導工作，使各個部門及企業(yè)可以正常交流和溝通，提升部門的協(xié)作能力，避免出現(xiàn)信息孤島現(xiàn)象。通過各個部門的協(xié)作，提升檔案信息的安全性，并提升檔案資源的利用率。在具體的工作中，城建檔案業(yè)務指導工作人員要全面掌握城建檔案的驗收制度及相關要求，確保工程檔案可以第一時間入館存檔。還要加強對項目信息的管理，提高部門溝通效率，及時解決檔案管理工作中存在的問題，實現(xiàn)多個單位之間的協(xié)調管理，使各個部門可以精準了解檔案工作的具體要求。城建檔案業(yè)務指導工作人員要通過多渠道加強對城市建設情況的了解，進而提高檔案業(yè)務指導工作的科學性和準確性，使檔案管理理念可以適應當前時代的發(fā)展要求。

注重典型示范功能的發(fā)揮

在社會發(fā)展中，城市重點工程項目對社會發(fā)展有十分重要的影響和作用，有關人員必須充分認識到重點工程項目的意義，發(fā)揮重點工程的示范作用，從而促進城市發(fā)展。加強各個重點工程項目的合作，提高對城建工程的重視程度，提升整體工作效率。首重點工程項目所涉及的范圍比較廣，施工人員數(shù)量較多，容易增加管理難度。因此，在實際管理中必須選擇專業(yè)人員進行現(xiàn)場指導，做好檔案監(jiān)督和檢查工作，確保檔案可以第一時間歸檔，推進檔案業(yè)務指導工作順利開展。在一些城建項目中，必須花費大量的時間和精力做好檔案業(yè)務指導工作，并且要挖掘一些有價值的檔案信息。要充分發(fā)揮城建檔案業(yè)務指導工作人員的典型示范作用，進而提升人們的檔案管理意識以及城建檔案部門的社會影響力。

做好城建檔案管理服務信息化建設

第一，目前城建檔案館需要加快推進館藏資料的數(shù)字化建設工作，一方面可以實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質檔案的數(shù)字化轉換，另一方面需要對原始電子檔案進行收集、管理以及綜合利用。

第二，政府需要加強對城建檔案信息化建設的經(jīng)費投入力度，購買先進的數(shù)字化設備，提升人員的數(shù)量和質量，做好年度總結工作，逐步加快檔案信息化建設的步伐。

第三，擴大電子檔案的宣傳范圍?！吨腥A人民共和國檔案法》充分肯定了電子檔案的法律效力，使公眾可以意識到電子檔案的重要性，提升電子檔案的利用率。

第四，實現(xiàn)城建檔案信息共享?！吨腥A人民共和國檔案法》中顯示了我國力圖打破地域及部門之間的限制，逐步做好電子檔案的共享應用等工作，一般可以選擇通過特定網(wǎng)絡對城建檔案信息進行傳輸，促使公眾可以上網(wǎng)查詢目錄。各個地區(qū)的城建檔案館必須將城建檔案信息做好聯(lián)網(wǎng)工作，可以設置跨網(wǎng)查詢利用系統(tǒng)，并且同其他機構的網(wǎng)絡數(shù)據(jù)進行互聯(lián)，使全國范圍內網(wǎng)絡數(shù)據(jù)進行互聯(lián)，實現(xiàn)不同地域的信息共享。

根據(jù)前文所述，為了逐步完善城建檔案業(yè)務指導工作，首先，應該適應當前時代發(fā)展的需求，解決目前檔案業(yè)務指導工作存在的問題，使用信息技術和信息平臺對城建檔案進行管理，逐步完善檔案管理體制，從多個方面對城建檔案和業(yè)務指導工作進行檢查，不斷推進城市建設跨越式發(fā)展。其次，應該嚴格依照規(guī)章制度做好檔案業(yè)務指導工作，對城建檔案進行全面監(jiān)管。最后，作為檔案管理人員，需要結合實際情況，創(chuàng)新工作方式，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，逐步提升檔案業(yè)務指導工作的效率。