大數(shù)據(jù)與電子檔案

大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作現(xiàn)狀

信息可用性降低

信息時代，電子檔案的數(shù)量大幅增加，這使得檔案管理事業(yè)的發(fā)展面臨新的挑戰(zhàn)。由于檔案信息的來源日益豐富，因此，在查找相關(guān)數(shù)據(jù)時，需要在海量信息中通過層層篩選才能滿足人們的實(shí)際需要。而且，篩選的任意一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都可能造成信息數(shù)據(jù)不符合人們的應(yīng)用要求。

數(shù)據(jù)量增大

大數(shù)據(jù)時代，人們已經(jīng)開始將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，這在一定程度上大大擴(kuò)展了檔案存儲空間。同時，因?yàn)殡娮訖n案不需要占用實(shí)質(zhì)存儲空間，所以各部門在工作過程中，可以將每部分工作形成檔案資料并保存下來。以最常見的企業(yè)人員信息管理為例，由于各行各業(yè)在招聘、辦公的過程中會形成大量的信息，需要全部錄入并完成大數(shù)據(jù)跟蹤，會使基本信息量進(jìn)一步擴(kuò)大，而且在數(shù)據(jù)共享時還存在一定的復(fù)雜性，所以在當(dāng)前階段，檔案存儲系統(tǒng)要確保可以有效容納大量的數(shù)據(jù)信息，這導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建設(shè)成倍數(shù)增長。而面對如此巨大的數(shù)據(jù)管理工作量，必須全面加強(qiáng)對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的有效構(gòu)建與應(yīng)用，不然就無法保障大數(shù)據(jù)檔案管理工作的全面開展。

數(shù)據(jù)種類增多

互聯(lián)網(wǎng)信息時代的到來改變了傳統(tǒng)檔案采集與管理的方法，當(dāng)前數(shù)據(jù)來源極其廣泛且種類繁多，這就導(dǎo)致檔案既有非結(jié)構(gòu)化的信息，也有高度結(jié)構(gòu)化的信息。大數(shù)據(jù)背景下，電子檔案和常規(guī)紙質(zhì)檔案也存在明顯差異，即能存儲聲音、錄像文件也能掃描各種紙質(zhì)檔案，并利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)將其存儲到電腦訪問記錄中，突破了傳統(tǒng)檔案管理模式的局限。大數(shù)據(jù)背景下，采用科學(xué)的管理方法可以使管理人員能夠更有針對性地選擇檔案存儲類型，這就要求檔案管理人員必須具有較強(qiáng)的信息分類與應(yīng)用能力，能夠挖掘已分類的信息價值。

檔案管理的概念及優(yōu)勢

檔案必須具備以下三個特征：原件性、憑證性、價值性。而電子檔案指的是“按照檔案管理的有關(guān)要求，有針對性地留存出來的且有著特定使用依據(jù)、含有歷史內(nèi)容、采用特定方式封存的電子文檔”。這一概念也表明電子檔案必須是經(jīng)過存檔的電子文檔、并且必須具備原數(shù)據(jù)、認(rèn)證數(shù)據(jù)和歷史數(shù)據(jù)等一系列特征。

現(xiàn)在，電子檔案的管理部門已經(jīng)普遍把對全過程的管理和前端的控制理論原則視為電子檔案管理部門的重點(diǎn)。但是從實(shí)際情況來看，不管是對全過程的管理還是對前端的控制理論，在現(xiàn)實(shí)工作中都難以實(shí)現(xiàn)。在大數(shù)據(jù)時代， 檔案管理的原則就是盡可能地關(guān)注電子檔案管理工作的整個流程，讓電子檔案保留其相應(yīng)的原始性、價值性、憑證性。

運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的優(yōu)勢

首先，提高了工作效率。電子檔案可以大大提高檔案管理工作的效率。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理能夠節(jié)省工作時間，從而有效提升工作效率，這是現(xiàn)階段檔案管理數(shù)字化的重要趨勢。第二，檔案的準(zhǔn)確性更高。利用電子存儲可以保證檔案的嚴(yán)謹(jǐn)性。只需要通過智能檢索軟件查詢所需要的檔案，不但能夠讓審查過程更迅速、更簡單，而且可以有效防止在查詢過程中對檔案資料的信息變更，從而保證了檔案的準(zhǔn)確性。第三，利用電子存儲可以方便對檔案信息進(jìn)行查漏補(bǔ)缺。在檢測檔案是否存在信息缺失情況時，必須采用人工方式對電子檔案進(jìn)行解壓并采用傳統(tǒng)的檔案管理進(jìn)行審核，工作人員可以直接在相應(yīng)的系統(tǒng)中修改電子檔案，使工作效率更高。其四，規(guī)范化管理。通過電子存檔并利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行編制規(guī)范，對檔案進(jìn)行自動化保管，可以使檔案存儲過程更為合理、更加規(guī)范，不但顯著提高了檔案管理工作的效率，而且減輕了管理人員的壓力。

大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的變化

檔案管理機(jī)制更加復(fù)雜

傳統(tǒng)的檔案管理工作只是把檔案資料根據(jù)不同的類型進(jìn)行細(xì)分，為管理和利用提供方便。在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)信息十分豐富，數(shù)據(jù)類型涵蓋了結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與非結(jié)構(gòu)化信息，特別是非結(jié)構(gòu)化的信息隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展呈現(xiàn)出幾何式的增加。檔案管理較以往更為煩瑣，海量信息也更為復(fù)雜。所以，傳統(tǒng)的檔案管理方法已不適合大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作，這要求檔案管理人員必須要具備一定的大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)知識和使用技能，注重對信息的搜集和梳理，可以有效地甄別出有價值的大數(shù)據(jù)信息，從而進(jìn)行檔案管理工作。

對檔案管理人員提出了更高的要求

傳統(tǒng)的檔案管理工作只要求檔案管理人員掌握相關(guān)檔案管理方法。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理人員所面對的信息內(nèi)容越來越多元化、海量化，數(shù)據(jù)信息的管理方法也越來越復(fù)雜，這對檔案管理人員提出了更高的要求。除了基本的檔案管理方法之外，還必須熟悉計(jì)算機(jī)和有效整合、檢索資料等技術(shù)。因此，為了更好地進(jìn)行檔案管理工作，檔案管理人員必須及時掌握最新的專業(yè)知識以及新技能，提升自己的專業(yè)技能和邏輯思維，提高業(yè)務(wù)能力，以應(yīng)對信息時代的新挑戰(zhàn)。

對檔案管理的安全性提出了更高的要求

大數(shù)據(jù)背景下，數(shù)字化檔案管理雖然使管理工作效率更高，但同時也增加了檔案信息泄露的風(fēng)險。所以，檔案管理的安全性是檔案管理工作的一個關(guān)鍵內(nèi)容，特別是那些價值很高的重要檔案，更要確保其安全。檔案管理人員在管工作過程中要有安全意識，保障檔案的安全性，還要建立完備的智能安保系統(tǒng)，制定應(yīng)急預(yù)警制度。

大數(shù)據(jù)背景下檔案管理和利用的問題

電子檔案管理軟件不統(tǒng)一

目前，電子檔案管理系統(tǒng)快速發(fā)展，幾乎全國各地各機(jī)關(guān)都構(gòu)建了相對完備的電子檔案管理系統(tǒng)。但是，這些機(jī)關(guān)所采用的電子檔案管理系統(tǒng)軟件的計(jì)算機(jī)結(jié)構(gòu)并不統(tǒng)一，這直接造成無法在電子行政系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)中開展統(tǒng)一的檔案管理工作。同時，電子檔案數(shù)據(jù)也很難實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)跨部門共享，不利于電子檔案價值的發(fā)揮，降低了電子檔案的利用率。在電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用中，有必要建立統(tǒng)一的管理規(guī)范條例。不過，由于目前的電子檔案管理仍缺乏系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化管理，電子檔案管理與檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)軟件的研制工作仍沒有統(tǒng)一的規(guī)范，對檔案數(shù)據(jù)的建立與共享機(jī)制也產(chǎn)生了較大的影響。

電子檔案管理保密性較弱

在大數(shù)據(jù)背景下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)化為“無紙化”電子檔案。盡管這一方式能夠防止一般火災(zāi)、洪水等自然災(zāi)害所帶來的損害，但在當(dāng)今開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，數(shù)據(jù)流的大量產(chǎn)生導(dǎo)致數(shù)據(jù)間的聯(lián)系也越來越緊密，因此電子檔案也很容易遭到外部入侵，甚至遭遇惡意網(wǎng)攻擊，其中以黑客攻擊和病毒攻擊較為普遍。為了防范這類威脅，大部分公司都采購了防火墻和防病毒管理等軟件，同時也要及時更新病毒數(shù)據(jù)庫以及自動更新補(bǔ)丁操作系統(tǒng)，為電子檔案管理提供必要的安全保護(hù)。

電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)比較低

在大數(shù)據(jù)時代，各種數(shù)據(jù)信息的收集、傳播與發(fā)布越來越便利。在市場經(jīng)濟(jì)利益的驅(qū)動下，信息內(nèi)容更加豐富，數(shù)據(jù)分析技術(shù)不斷發(fā)展。在大數(shù)據(jù)背景下，電子檔案管理目前為止仍然未能建立一個相對規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)形式。各地檔案保護(hù)的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)各有不同，完全無法用一個規(guī)范形式來對電子檔案管理工作實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理，這就造成了電子檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)過低，削弱了電子檔案管理人員的積極性，也降低了電子檔案管理的效能。這給檔案的共享帶來了困難，降低了電子檔案的共享性。

大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的發(fā)展策略

加快檔案管理信息化建設(shè)步伐

近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，特別是數(shù)字化信息時代的到來，檔案管理方式發(fā)生巨大變化。人們越來越意識到檔案信息在日常生活和工作中的重要性，對檔案信息資料的需求也日益增大。但是，對檔案信息資源的管理和有效利用往往受多種因素的影響。為此，有必要建立一個綜合的電子檔案系統(tǒng)，以突破“信息孤島”，利用“云計(jì)算”和RFID技術(shù)，整理檔案信息資源。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理信息化建設(shè)成為電子檔案管理發(fā)展的關(guān)鍵，并將有效克服當(dāng)前數(shù)字化檔案管理所面臨的困難。

為了進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案共享，即通過搭建檔案數(shù)據(jù)資源整合共享系統(tǒng)，并運(yùn)用云計(jì)算、語言數(shù)據(jù)分析、可視化等技術(shù)及信息挖掘方法，實(shí)現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)信息的有效集成，并在大數(shù)據(jù)背景下運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘手段推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)資源整合過程。所以，檔案管理人員應(yīng)利用自己的專業(yè)知識，主動接受外界的挑戰(zhàn)，并針對當(dāng)前檔案信息資源整合的特點(diǎn)，提升自身檔案信息資源管理能力。在大數(shù)據(jù)時代，更好地服務(wù)客戶，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的增值。

強(qiáng)化“大檔案”觀念，做好檔案管理工作

“大檔案”一方面是指把各類具備保存價值的歷史資料進(jìn)行統(tǒng)一集中管理，多檔一體，做大做強(qiáng)的綜合歸檔；另一方面則是指超越傳統(tǒng)意義的歸檔范疇，為了適應(yīng)歷史大量化、復(fù)雜性、價值密度高等的特征，人們不再特意明確何種歷史記錄具備保存價值，而是盡可能地全面搜集和存儲歷史數(shù)據(jù)。

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不斷集成融合，大數(shù)據(jù)歸檔，海量存儲更加方便，但同時，海量數(shù)據(jù)中什么文件可用，什么時候可用幾乎是無法精確預(yù)測的。在這些情形下，有關(guān)部門必須要建立“大檔案”觀，盡量全方位地收集保存生產(chǎn)經(jīng)營活動和企業(yè)管理等各方面的真實(shí)歷史記錄，進(jìn)行統(tǒng)一集中管理，以準(zhǔn)確無誤地記載并實(shí)現(xiàn)全面覆蓋；為科學(xué)生產(chǎn)、創(chuàng)新發(fā)展提供盡可能翔實(shí)的歷史資源。

實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔和電子檔案管理

首先，應(yīng)大力推動無紙化辦公，實(shí)現(xiàn)電子文檔從生成、校核、審查和簽發(fā)全過程的無紙化流動，并通過電子簽章等重構(gòu)操作環(huán)節(jié)，處理好“簽字”“報審”和中斷無紙化辦公的主要問題，以保證原有電子檔案的真實(shí)性。

其次，仔細(xì)梳理電子檔案資料管理的基本要求和標(biāo)準(zhǔn)，明確各行業(yè)部門檔案資料的存檔范圍和保存時間，并明晰存檔范圍和接受條件，以確保存檔或接受的電子文檔和原資料真實(shí)有效、收集完備、整理規(guī)范、編號正確、形式合理。

最后，在檔案管理的信息化建設(shè)過程中，把電子檔案管理整合到各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，統(tǒng)一進(jìn)行電子檔案資料的前端管理，以完成各種電子檔案和原資料的網(wǎng)上存檔。通過構(gòu)建一體化的內(nèi)部管理系統(tǒng)，利用內(nèi)部管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)和各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的信息整合與共享，促進(jìn)檔案管理和辦公自動化、產(chǎn)品控制、項(xiàng)目管理等多系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)與整合，同時進(jìn)行邏輯存檔和物理歸檔。

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下，為了確保檔案管理和服務(wù)工作能切實(shí)推動各項(xiàng)工作的開展，一定要意識到當(dāng)前大數(shù)據(jù)環(huán)境對檔案管理工作帶來的巨大影響，緊跟時代發(fā)展步伐并做出有效調(diào)整，由此充分發(fā)揮檔案的信息價值，從而促使檔案管理工作更具有時代特征，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)新時期檔案管理工作的全面發(fā)展。

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