工傷保險管理中檔案的重要性分析

加強工傷保險檔案管理是開展工傷保險工作的必然要求

在現(xiàn)有的檔案管理模式下，工傷保險檔案信息主要為企業(yè)職工的參保信息、醫(yī)療事故檔案等。在每個采集年度，工作人員都需要對原始檔案進(jìn)行分類整理、歸檔，這樣會耗費大量的時間和人力。而且原始檔案幾乎都存儲在檔案室中，不僅占用了大量的儲存空間和人員管理時間，使用起來又極不方便。因此，做好工傷保險檔案資料的科學(xué)管理是一項重要的任務(wù)。

加強工傷保險檔案信息化管理是提高工傷保險工作質(zhì)量的重要途徑

企業(yè)職工參保人員在工作期間享受的每一項待遇都需要通過參保檔案信息進(jìn)行核實，這些檔案資料就是其享受待遇的重要憑證。工傷保險主管部門應(yīng)高度重視工傷保險檔案的科學(xué)管理，這對提高參保檔案信息的準(zhǔn)確性和高效服務(wù)工傷保險工作的質(zhì)量具有重要意義。

優(yōu)化工傷保險檔案管理能夠有效促進(jìn)工傷保險的健康發(fā)展

工傷保險是社會保險中的一種基本保險，隨著社會保險繳費人數(shù)的不斷增加，相應(yīng)的檔案管理工作量逐漸增加，優(yōu)化工傷保險檔案管理可以是工傷保險工作更好地適應(yīng)新時代的發(fā)展。

工傷保險檔案管理的特點與建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

工傷保險檔案管理的特點

工傷保險檔案管理與其他保險檔案管理工作有較為明顯的區(qū)別，尤其在工傷認(rèn)定的各個環(huán)節(jié)中。

一是工傷保險檔案信息的共享性。工傷保險工作過程中會產(chǎn)生很多檔案信息，這些信息通過服務(wù)模塊進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總，相應(yīng)的結(jié)果被記錄在系統(tǒng)中，通過開發(fā)端口，實現(xiàn)工傷保險檔案數(shù)據(jù)共享，進(jìn)一步完善信息自助平臺。

二是工傷保險檔案管理適應(yīng)時代發(fā)展的便民性。工傷保險檔案管理的主要目標(biāo)是降低成本，提高工作效率，更好地服務(wù)社會和群眾。在工傷保險檔案的日常管理中，應(yīng)采用電子化管理，這樣可以大大提高服務(wù)質(zhì)量，有效降低管理成本。

三是工傷保險檔案使用的頻繁性。隨著當(dāng)今社會保險行業(yè)保障體系的不斷完善，更多的企業(yè)為員工購買工傷保險，為企業(yè)減輕負(fù)擔(dān)，保障員工的自身利益，因而產(chǎn)生了大量的工傷保險檔案。因此，應(yīng)根據(jù)工作實際需求，不斷完善健全工傷保險檔案管理的服務(wù)功能，更好地服務(wù)參保人員。

工傷保險檔案管理的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

在工傷保險檔案管理過程中，應(yīng)針對服務(wù)的需求和目標(biāo)，利用現(xiàn)有資源進(jìn)行開發(fā)建設(shè)，提高服務(wù)效率。

一是開展工傷保險檔案管理數(shù)字化建設(shè)。工傷保險檔案管理需要做好數(shù)字化建設(shè)，就是將信息資料掃描后輸入電腦，然后進(jìn)行數(shù)字化處理的過程。傳統(tǒng)的信息資料管理方法是將檔案信息資料輸入指定的計算機，通過開發(fā)建設(shè)的服務(wù)模塊進(jìn)行智能化查詢，或者利用相關(guān)功能模塊進(jìn)行操作，同時要統(tǒng)一文件格式。

二是開展工傷保險檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。堅持工傷檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，必須結(jié)合相關(guān)制度政策，順應(yīng)時代的發(fā)展需求，確保信息及時共享，實現(xiàn)工傷保險檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。

三是開展工傷保險檔案管理的信息化建設(shè)。在檔案信息化的過程中，要按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，堅持信息收集和檔案信息錄入、索引的規(guī)范化，在配套的服務(wù)模塊中實現(xiàn)信息的共建共享共用。

工傷保險檔案管理中存在的問題

檔案管理層次不一

造成這種情況的主要原因是相關(guān)工作人員對檔案管理的作用和意義沒有充分的認(rèn)識，導(dǎo)致不同地區(qū)、不同部門對檔案管理的認(rèn)識有著明顯的差異，特別是檔案信息化水平較低的部門還沒有建立完善的檔案管理系統(tǒng)，有的建立了檔案管理系統(tǒng)的部門數(shù)據(jù)庫資源嚴(yán)重不足，檔案管理專業(yè)水平較低，實際管理過程中不能夠有效發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢。

檔案管理難度系數(shù)增加

工傷保險的社會參保面不斷擴大，參保人數(shù)逐年增加，需要處理的工傷保險檔案也在持續(xù)增多，導(dǎo)致工傷保險檔案管理工作的難度持續(xù)加大。職工進(jìn)行個人參保轉(zhuǎn)移使檔案管理工作更為復(fù)雜，部門工作效率受到影響。

工傷保險檔案管理在工傷保險管理中具有獨立性，與其他部門之間缺乏必要的溝通，同時檔案部門與工傷保險業(yè)務(wù)部門之間也有著必然的聯(lián)系，兩者的有效融合與傳統(tǒng)檔案管理有著明顯的不同，使信息數(shù)據(jù)存儲更加安全，有效避免了數(shù)據(jù)丟失情況的發(fā)生，但還是會發(fā)生信息數(shù)據(jù)被篡改的情況。

檔案管理安全系數(shù)不高

在工傷保險檔案管理的日常工作中，要切實保障檔案資料的安全性。信息數(shù)據(jù)被盜，就會泄露參保人的個人信息，造成經(jīng)濟(jì)損失等。工傷保險檔案管理的目的就是實現(xiàn)檔案信息資源的共享，在數(shù)據(jù)交互當(dāng)中進(jìn)一步凸顯檔案的價值。

檔案管理人員水平較低

缺乏專業(yè)性人才提供工作指導(dǎo)，不利于工傷保險檔案管理工作的開展，進(jìn)而導(dǎo)致工傷保險檔案管理水平下降。既掌握檔案管理的要點，同時又能熟練運用計算機技術(shù)的專業(yè)人才較少，導(dǎo)致工傷保險檔案管理還是以人工協(xié)作的傳統(tǒng)方式開展工作，使得工傷保險檔案管理的信息化建設(shè)受到限制。而部分檔案管理人員缺乏對新知識的學(xué)習(xí)興趣，自身綜合能力得不到提升，部門也沒有組織開展專業(yè)培訓(xùn)活動，使得工作人員的工作積極性無法被調(diào)動起來。

提高工傷保險檔案管理水平的有效措施

推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)

福鼎市在推動工傷保險檔案管理信息化建設(shè)的過程中積極轉(zhuǎn)變理念，不斷解決檔案管理信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題。福鼎市在年初就使用了“福建省全國養(yǎng)老保險信息系統(tǒng)”，工作人員按照經(jīng)辦、審核、審批等權(quán)限開展工傷保險檔案管理工作等。通過開發(fā)應(yīng)用適合時代發(fā)展的工傷保險檔案信息化管理模式，將指定的服務(wù)模塊嵌入工傷保險檔案日常管理工作中，結(jié)合實際情況對相關(guān)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行科學(xué)配置，應(yīng)用不同的設(shè)備，共建和諧的工作氛圍。同時，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，極大地避免了工作人員在工傷保險檔案管理信息化建設(shè)過程中的隨意性。

提高檔案管理服務(wù)效率

提高工傷保險檔案管理服務(wù)效率是當(dāng)前創(chuàng)新工傷保險服務(wù)工作的必然要求。

一是工傷保險檔案管理主要是通過掃描指定的紙質(zhì)檔案或?qū)嵨餀n案，將其轉(zhuǎn)化為圖片格式，利用計算機技術(shù)等將掃描的文本通過信息化方式轉(zhuǎn)化為指定的檔案材料，并對這些文本材料進(jìn)行數(shù)字化處理。現(xiàn)有的音頻、文件等材料需要錄入指定的儲存空間中，開通部門與業(yè)務(wù)科室之間的共享端口，使這些形成的電子信息材料能夠進(jìn)行下載共享共用，以減少材料的重復(fù)提交，降低辦公成本，也減輕申請人的負(fù)擔(dān)，實現(xiàn)便捷管理。

二是建立檔案信息目錄。基于工傷保險檔案通過數(shù)字化手段形成的電子檔案，建立科學(xué)化的檔案信息目錄，便于日常的查詢和提取，工作人員只要輸入關(guān)鍵字就能調(diào)取所需的材料，以此來提高工傷保險檔案管理的服務(wù)效率。

提高檔案信息的安全性

通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)完成對工傷保險檔案內(nèi)容的有效傳輸，以數(shù)字化形式的檔案信息代替?zhèn)鹘y(tǒng)文本形式的檔案信息，避免了傳統(tǒng)檔案管理工作中蓋章等煩瑣的流程，使工傷保險檔案管理更加便捷。但還是要注意數(shù)據(jù)傳輸中信息的真實性，避免出現(xiàn)信息丟失等狀況，導(dǎo)致信息完整性降低。為了避免這些問題出現(xiàn)，還要進(jìn)一步加強檔案信息的有效管理。

數(shù)據(jù)錄入通過基本流程實現(xiàn)充分歸檔；數(shù)據(jù)輸入要確保其完整性；針對已經(jīng)錄入系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)還要利用計算機技術(shù)完成對其的進(jìn)一步加密，以多重方式提高數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩裕苊鈵阂獯鄹牡惹闆r的發(fā)生，嚴(yán)格保證檔案真實性不受影響。  

檔案管理人員要及時做好備份工作，以分開存儲的形式保存檔案，妥善保管和存儲原始檔案。針對檔案信息的基本情況完成相應(yīng)分類，定期或不定期對保存在電腦設(shè)備里的檔案材料等進(jìn)行維護(hù)。

利用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案資源的共享，促進(jìn)了工傷保險檔案管理效率的提高，進(jìn)一步簡化了管理流程，發(fā)揮出了大數(shù)據(jù)技術(shù)對社會保險業(yè)務(wù)開展的積極作用，工傷保險檔案管理的信息化建設(shè)為社會保險業(yè)務(wù)的發(fā)展提供了充足的條件。

完善檔案管理服務(wù)體系

檔案管理服務(wù)體系建設(shè)可以促進(jìn)管理制度的完善，對檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升有較好的推動作用。體系制度建設(shè)是推動檔案管理工作健康有序開展，強化檔案管理能力，直接提升檔案管理服務(wù)水平的重要措施。只有完善的檔案管理制度才能夠使社會各個方面都參與到工傷保險檔案管理中，正確認(rèn)識工傷保險檔案管理工作，降低工傷保險檔案管理工作的難度。

工傷保險檔案具有可變性，特別是企業(yè)工作人員的變動會直接體現(xiàn)在工傷保險檔案中。而為了保障檔案管理質(zhì)量，在工傷保險檔案管理工作中要配置完善的管理系統(tǒng)，使檔案管理工作有清晰的發(fā)展方向，這樣工傷保險檔案管理工作才會更加科學(xué)高效。

電子檔案的建立能夠節(jié)省更多的存儲空間，提升檔案信息的使用壽命，提高檔案數(shù)據(jù)的使用效率，進(jìn)一步減輕人力物力負(fù)擔(dān)，降低檔案管理工作的壓力，對工傷保險檔案管理的發(fā)展也會起到積極的作用。

工傷保險檔案管理的數(shù)字化建設(shè)能夠適應(yīng)不同企業(yè)和地區(qū)的發(fā)展，使工作人員更快速地適應(yīng)全新的工傷保險檔案管理工作形式，因此，在開展工傷保險檔案管理數(shù)字化建設(shè)時既要做好技術(shù)引進(jìn)，也要根據(jù)其特點制訂出完整的操作計劃，明確數(shù)字化建設(shè)流程的同時加強對檔案管理工作開展的指導(dǎo)。檔案管理數(shù)字化建設(shè)不僅能夠提升管理質(zhì)量，同時也能做好各項安全措施的銜接工作，進(jìn)一步實現(xiàn)檔案資源的共建共享。

加強檔案管理人才培養(yǎng)

人才是工傷保險檔案管理服務(wù)模塊建設(shè)的基礎(chǔ)和推動力，檔案工作人員的綜合業(yè)務(wù)水平直接關(guān)系到檔案管理的質(zhì)量一定要重視專業(yè)人才在檔案管理中的作用，加大對專業(yè)人才培養(yǎng)方面的投入。福鼎市在工傷保險檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，積極引進(jìn)和培養(yǎng)具有專業(yè)素質(zhì)的人才，促進(jìn)檔案管理信息化的全面發(fā)展。

新時代下，檔案管理工作正向智能化、數(shù)字化和信息化轉(zhuǎn)變，這已經(jīng)成為時代發(fā)展的必然趨勢。在這種情況下，檔案管理工作對檔案管理人員綜合素質(zhì)和專業(yè)能力的要求越來越高，同時也要求其在思想上形成正確認(rèn)識，制定檔案管理規(guī)定，嚴(yán)格規(guī)范工作人員的行為。同時工傷保險檔案信息具有私密性，關(guān)系到參保人的隱私，因此還要強化保密措施，注重檔案信息的安全建設(shè)，防止丟失風(fēng)險。

檔案管理人員要利用學(xué)習(xí)機會進(jìn)行信息安全技術(shù)系統(tǒng)化學(xué)習(xí)，并將其應(yīng)用到實際工作中，可以利用軟硬件完成對檔案數(shù)據(jù)的備份。檔案管理人員在檔案管理數(shù)字化建設(shè)中要做好基礎(chǔ)工作，例如對檔案數(shù)據(jù)的整理和信息的掃描，檔案管理人員的檔案數(shù)據(jù)在輸入過程中要足夠認(rèn)真負(fù)責(zé)，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)遺失，保證檔案的準(zhǔn)確性和完整性。

福鼎市重視專業(yè)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，使得檔案管理人員的專業(yè)水平持續(xù)提升，同時不斷完善招聘制度，通過社會招考等渠道，對優(yōu)秀人才進(jìn)行積極引進(jìn)，保證了檔案管理工作的活力。

工傷保險在企業(yè)生產(chǎn)中的保障性作用越來越突出，參保的職工在工作期間受到工傷能夠獲得應(yīng)有的醫(yī)療賠償和經(jīng)濟(jì)補助，這大大提高了職工工作的積極性。工傷保險最大限度地保障了職工的生命財產(chǎn)安全。近年來，工傷保險事業(yè)持續(xù)發(fā)展，參保人數(shù)逐年增加，工傷保險檔案管理顯得愈發(fā)重要，而如何強化工傷保險檔案管理工作成為工傷保險管理的重要內(nèi)容。

在新時期，工傷保險檔案管理主要通過應(yīng)用數(shù)字化、信息化、智能化等技術(shù)，提高了工傷保險檔案管理的服務(wù)水平和工作效率，也保證了工傷保險檔案的安全，逐步構(gòu)建起新型工傷保險檔案管理體系，更好地為參保人提供工傷保險服務(wù)。同時，工傷保險管理檔案工作也在不斷完善管理模式，積極營造安全的檔案管理環(huán)境，從根本上促進(jìn)工傷保險檔案管理水平的持續(xù)提升。

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