衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理工作中，為確保檔案質(zhì)量及信息完整性，推行數(shù)字化管理勢(shì)在必行。尤其目前衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理還存在諸多不足之處，如管理意識(shí)落后、監(jiān)管機(jī)制不完善等，需要通過(guò)改革管理模式來(lái)解決。但硬件與管理模式等層面對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)造成了不同程度的阻礙，為此，有必要從其現(xiàn)狀出發(fā)，就其應(yīng)對(duì)策略進(jìn)行分析，進(jìn)一步加快衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)及應(yīng)用。

近年來(lái)，數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)深入各個(gè)行業(yè)中，影響著各行各業(yè)的工作模式，檔案管理工作也紛紛向數(shù)字化方向改革。以衛(wèi)生監(jiān)督領(lǐng)域?yàn)槔?，衛(wèi)生監(jiān)督檔案需要記錄執(zhí)法工作方式及內(nèi)容，為衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法工作提供重要資料參考。推行數(shù)字化管理可以進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率，同時(shí)提高檔案管理的安全性。本文將以此為方向，提出新時(shí)期衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)路徑。

衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理發(fā)展趨勢(shì)

 首先，推行數(shù)字化管理，借助數(shù)字化技術(shù)，可以促進(jìn)檔案管理工作效率的提升，例如實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速存儲(chǔ)與快速篩查等，其可將原有的人工管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣?dòng)化管理模式，極大提高信息存儲(chǔ)及篩查的效率[1]。多種信息化技術(shù)的支持可以進(jìn)一步優(yōu)化衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的信息資源配置，為不同主體提供更為優(yōu)質(zhì)且便捷的檔案管理服務(wù)。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用還可進(jìn)一步豐富檔案載體，提高檔案底稿保護(hù)質(zhì)量。其次，推行數(shù)字化管理能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)決策提供更為可靠的依據(jù)，提升決策的科學(xué)。借助規(guī)范檔案處理流程，確保衛(wèi)生監(jiān)督依法開展；借助相關(guān)數(shù)字化技術(shù)形成電子檔案，提高檔案管理質(zhì)量。衛(wèi)生監(jiān)督檔案記錄了衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展過(guò)程，是未來(lái)衛(wèi)生監(jiān)督工作開展的重要參考，便于相關(guān)人員掌握相關(guān)單位的發(fā)展情況。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人員也可憑借檔案中的關(guān)鍵信息，制訂相關(guān)工作方案，而檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)，可幫助其快速篩查并存取所需信息[2]。

衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀分析

管理意識(shí)層面

 現(xiàn)階段，部分衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)度不高，導(dǎo)致其對(duì)數(shù)字化管理模式的推行缺乏重視，也無(wú)法正確評(píng)估新形勢(shì)下檔案數(shù)字化管理的重要性。所以衍生出的實(shí)際問(wèn)題為僅針對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生業(yè)務(wù)與辦公自動(dòng)化等投入資金，將會(huì)極大影響檔案管理效率的提升。而部分衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)甚至未建立獨(dú)立的檔案室或檔案室空間狹窄。檔案管理工作需要大量硬件設(shè)施的支持，但部分衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理意識(shí)淡薄，對(duì)硬件建設(shè)方面的投資較小，不利于檔案管理數(shù)字化建設(shè)的推進(jìn)。

監(jiān)管機(jī)制層面

 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理具有一定復(fù)雜性，但相應(yīng)的管理制度還并不完善，例如檔案內(nèi)容開發(fā)不深、資源匱乏以及管理分類缺乏有序性[3]。在長(zhǎng)期發(fā)展的過(guò)程中，衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的監(jiān)管機(jī)制匱乏，缺少高效且優(yōu)質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)化文件，這對(duì)檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)造成了一定阻礙。檔案管理工作開展過(guò)程中，員工的操作方式以及遵循的標(biāo)準(zhǔn)并不統(tǒng)一，極大影響了日常工作效率；同時(shí)也會(huì)出現(xiàn)部分工作人員敷衍工作等問(wèn)題，而此類問(wèn)題的發(fā)生與監(jiān)管機(jī)制的不健全之間存在密切關(guān)聯(lián)。監(jiān)管機(jī)制的落后與檔案管理工作的性質(zhì)之間也存在一定關(guān)聯(lián)，檔案管理工作為后臺(tái)基礎(chǔ)性工作，并未處在關(guān)鍵地位，且具有服務(wù)屬性，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)其缺乏重視[4]。以管理方式為例，目前部分衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)仍然采用人工管理方式，并未引進(jìn)現(xiàn)代化科技手段，極大浪費(fèi)了人力資源以及時(shí)間，同時(shí)也不利于檔案的安全管理。尤其近年來(lái)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理內(nèi)容不斷增加，且類型更為復(fù)雜，分類更為細(xì)致，若依然采用人工管理方式，難以確保信息的安全性，因此有必要引入數(shù)字化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。

人力資源管理層面

 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作人員綜合素質(zhì)參差不齊、管理人才匱乏是影響檔案管理工作以及檔案管理數(shù)字化進(jìn)程推進(jìn)的主要原因。其中，資歷較老的員工具備豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，但缺乏數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用能力，且對(duì)新鮮事物的接受及適應(yīng)能力較差；而年輕員工應(yīng)用現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)的能力較強(qiáng)，且更容易接受現(xiàn)代化管理經(jīng)驗(yàn)以及工作模式，但缺乏檔案管理經(jīng)驗(yàn)[5]。以上問(wèn)題是影響檔案管理數(shù)字化進(jìn)程推進(jìn)的主要因素之一。新時(shí)期經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員的職業(yè)道德與價(jià)值觀念等提出了更高的要求，這也是目前衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理部門開展人才建設(shè)的重點(diǎn)。

硬件設(shè)施層面

 要實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生監(jiān)督檔案的數(shù)字化管理，勢(shì)必需要大量硬件設(shè)施的支持。檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)需要利用計(jì)算機(jī)、移動(dòng)硬盤以及光盤等硬件，而此類硬件設(shè)施的建設(shè)需要大量資金的投入[6]。但在實(shí)際工作開展期間，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理部門缺乏資金支持，這是制約檔案數(shù)字化管理進(jìn)程推進(jìn)的主要因素。由于缺乏資金，即便建立起數(shù)字化管理系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫(kù)，后期技術(shù)升級(jí)與軟件維護(hù)等工作也無(wú)法開展。以上問(wèn)題的存在極大制約了衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)，同時(shí)也影響了檔案數(shù)字化管理模式的應(yīng)用價(jià)值。

新時(shí)期衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理的策略

強(qiáng)化數(shù)字化管理意識(shí)

衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理意識(shí)落后的主要原因?yàn)楣芾砣藛T長(zhǎng)時(shí)間受到傳統(tǒng)管理觀念的影響，導(dǎo)致其管理模式創(chuàng)新面臨諸多阻礙[7]。要想快速推進(jìn)數(shù)字化管理模式的應(yīng)用，就需要突破傳統(tǒng)思想觀念的束縛，確保數(shù)字化技術(shù)順利應(yīng)用并最大化地發(fā)揮其價(jià)值。在相關(guān)工作開展前，應(yīng)對(duì)全體管理人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，促使其正確認(rèn)識(shí)數(shù)字化管理的價(jià)值，以及本單位推行數(shù)字化管理的重要性。通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，促使管理人員樹立起數(shù)字化管理理念。開展相應(yīng)的管理模式培訓(xùn)，還可以推動(dòng)傳統(tǒng)管理模式數(shù)字化改革，并加快數(shù)字化管理理念的貫徹與落實(shí)。通過(guò)加強(qiáng)管理人員的管理意識(shí)，促使其更重視數(shù)字化管理工作的落實(shí)，進(jìn)一步推動(dòng)后續(xù)硬件設(shè)施建設(shè)與制度完善等工作的開展。

完善監(jiān)管機(jī)制

    面對(duì)現(xiàn)階段衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作機(jī)制不健全以及數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)難以體現(xiàn)的問(wèn)題，有關(guān)部門需要進(jìn)一步完善管理機(jī)制[8]。首先應(yīng)建立起系統(tǒng)化且統(tǒng)一的數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)。統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)需要具備解決各部門檔案管理方式及手段之間差異性問(wèn)題的功能。例如針對(duì)存儲(chǔ)文件格式選擇不同的問(wèn)題，應(yīng)統(tǒng)一文本與圖像以及視頻等材料的格式，依據(jù)簡(jiǎn)潔有序、統(tǒng)一、系統(tǒng)化的要求開展衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作。對(duì)于檔案的歸類方式、存檔方法以及查閱管理等，需要進(jìn)行統(tǒng)一處理，形成規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，為衛(wèi)生監(jiān)督檔案資料的應(yīng)用提供快速且便捷的服務(wù)。其次應(yīng)建立起完善且行之有效的監(jiān)督管理機(jī)制。將衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理效果納入考核體系中，提高相關(guān)人員的主觀能動(dòng)性[9]。此外，建立起衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理定期檢查與監(jiān)督以及軟件維護(hù)等工作標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，提升所有工作人員的責(zé)任意識(shí)，充分提升衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理實(shí)效性。

建立高素質(zhì)人才隊(duì)伍

    在人才建設(shè)方面，管理者需要充分重視人才的重要性，對(duì)內(nèi)部人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，同時(shí)積極引進(jìn)外部專業(yè)型人才[10]。對(duì)于引進(jìn)的人才，除要求學(xué)歷與工作經(jīng)驗(yàn)外，還需要求其具備較強(qiáng)的信息技術(shù)應(yīng)用能力。應(yīng)對(duì)現(xiàn)有工作人員定期進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)，促使所有工作人員的信息技術(shù)應(yīng)用水平不斷提升。為吸引更多綜合素質(zhì)較高的人才加入，應(yīng)適當(dāng)提升高技術(shù)人才的薪資待遇，促使檔案管理部門不斷引入“新鮮血液”，提升整體隊(duì)伍的綜合實(shí)力。引進(jìn)人才后，需定期對(duì)其進(jìn)行崗前培訓(xùn)與繼續(xù)教育，關(guān)注全體員工專業(yè)技能與知識(shí)素養(yǎng)的培養(yǎng)，普及信息技術(shù)以及其他專業(yè)知識(shí)。檔案管理人員也要樹立起自覺(jué)學(xué)習(xí)與終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，不斷完善個(gè)人知識(shí)體系，在檔案管理工作中最大化地發(fā)揮自身價(jià)值。除基層工作人員之外，管理者的綜合素質(zhì)也需要受到重視。管理者的能力以及意識(shí)將會(huì)直接影響具體工作的開展以及決策的科學(xué)性。針對(duì)此，管理者也需要不斷進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，開闊眼界，確保未來(lái)工作中決策的科學(xué)性以及合理性。

加強(qiáng)數(shù)字化管理硬件設(shè)施建設(shè)

    硬件與軟件設(shè)施對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理模式的推行具有重要影響。加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是新時(shí)期完善及優(yōu)化檔案數(shù)字化管理的重要手段。硬件的建設(shè)以及后續(xù)維護(hù)需要投入大量資金，為此應(yīng)獲取更多渠道的資金來(lái)源[11]。在具備充足的資金后購(gòu)入必要的硬件設(shè)施，包括計(jì)算機(jī)與移動(dòng)硬盤以及網(wǎng)絡(luò)配置等，為檔案數(shù)字化管理模式的推行奠定良好基礎(chǔ)設(shè)施條件。同時(shí)還需加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理系統(tǒng)的日常維護(hù)以及軟件的升級(jí)管理，確保數(shù)字化管理系統(tǒng)處在正常應(yīng)用狀態(tài)。

網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)

首先，目錄信息的數(shù)字化。創(chuàng)建檔案信息目錄能夠?yàn)樾l(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理提供諸多便利條件。應(yīng)用掃描技術(shù)、攝影技術(shù)以及多媒體技術(shù)建立起與其相關(guān)的檔案資源，同時(shí)及時(shí)獲取組建檔案的目錄信息，通過(guò)數(shù)字化的形式進(jìn)行存儲(chǔ)。再利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行連接，促使檔案目錄信息實(shí)現(xiàn)有效管理，并形成資源信息庫(kù)。目錄信息的轉(zhuǎn)變，可以促進(jìn)衛(wèi)生監(jiān)督相關(guān)檔案資源的交流共享以及檔案資源價(jià)值的發(fā)揮。

其次，檔案載體的數(shù)字化。此種操作可確保衛(wèi)生監(jiān)督紙質(zhì)檔案與照片檔案等符合數(shù)字化要求。創(chuàng)建多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)可促使檔案管理打破時(shí)間與空間的限制，實(shí)現(xiàn)在整個(gè)網(wǎng)絡(luò)空間的高效率應(yīng)用。檔案數(shù)字化是衛(wèi)生監(jiān)督檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是檔案網(wǎng)站創(chuàng)建的基礎(chǔ)內(nèi)容。采集檔案專題信息可為檔案數(shù)字化建設(shè)提供更為豐富的資料。在信息采集與數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)應(yīng)用專業(yè)管理模式，推動(dòng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的順利開展。具體工作過(guò)程中，可對(duì)文件信息進(jìn)行全面分析，為衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理相關(guān)部門提供充足的信息支持，推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。

提高整體管理水平

首先，在衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的內(nèi)容采集方面，需要確保內(nèi)容的全面性、系統(tǒng)性以及精準(zhǔn)性[12]。結(jié)合具體工作情況，衛(wèi)生監(jiān)督檔案采集的內(nèi)容主要為依法行政材料及預(yù)防衛(wèi)生監(jiān)督相關(guān)材料等，這些類型的材料中又涉及諸多相關(guān)內(nèi)容，包括衛(wèi)生監(jiān)督、衛(wèi)生行政稽查、衛(wèi)生行政許可、衛(wèi)生行政處罰等。此類型材料的采集要保證其全面性及精準(zhǔn)性，確保最終存儲(chǔ)的檔案信息具備有效性。

其次，在衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理工作中，需要重視管理手段的創(chuàng)新。現(xiàn)階段，推行衛(wèi)生監(jiān)督檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是創(chuàng)新發(fā)展的主要方向之一，可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)及特征提升衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的效率，借助網(wǎng)絡(luò)打破地域?qū)?shù)字化檔案管理的限制。借助網(wǎng)絡(luò)建設(shè)實(shí)現(xiàn)檔案信息檢索、維護(hù)的數(shù)字化管理，可促進(jìn)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理網(wǎng)絡(luò)化及自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，同時(shí)對(duì)深化衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理也具有重要意義。

科技的發(fā)展對(duì)各行各業(yè)的發(fā)展均有不同程度的影響。以檔案信息管理為例，應(yīng)用各類信息化技術(shù)可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的數(shù)字化管理。而衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作本身具有一定特殊性，通過(guò)建立數(shù)字化管理系統(tǒng)以及創(chuàng)新管理模式，能夠進(jìn)一步提升檔案管理工作的效率及質(zhì)量。除此之外，檔案數(shù)字化管理也可確保檔案信息采集與存儲(chǔ)的全面性及精準(zhǔn)性。

參考文獻(xiàn)

[1]趙延紅,邢磊.衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理思路與實(shí)踐研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2021(14):4-6.

[2]劉莉華.衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理思路與實(shí)踐探討[J].赤子,2020(02):168.

[3]申海麗.醫(yī)療機(jī)構(gòu)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理模式實(shí)用性研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2021(09):52-53.

[4]李晶晶.融入大數(shù)據(jù)時(shí)代 加強(qiáng)市場(chǎng)監(jiān)督管理局檔案數(shù)字化建設(shè)[J].城建檔案,2021(12):19-20.

[5]孟令雷.目前衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理存在問(wèn)題及對(duì)策研究[J].區(qū)域治理,2020(39):52.

[6]Li Sha.Analysis of factors affecting the security and countermeasures of digital archives information in colleges and universities based on the Analysis of Big Data[J].Journal of Physics: Conference Series,2021,1744(03):032219.

[7]張冬夏.信息化執(zhí)法模式下衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)檔案管理分析[J].2021,04(02):110.

[8]劉苡.信息時(shí)代醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)——評(píng)《檔案數(shù)字化：風(fēng)險(xiǎn)與管理》[J].中國(guó)科技論文,2021,16(09):1048.

[9]王艷紅.建立醫(yī)療機(jī)構(gòu)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理模式的實(shí)用性探析[J].山東檔案,2020(04):61-62.

[10]田晨.關(guān)于做好衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的體會(huì)與心得[J].辦公室業(yè)務(wù),2020(02):55-56.

[11]格桑羅布.淺談衛(wèi)生監(jiān)督檔案在衛(wèi)生行政執(zhí)法工作中的重要作用[J].幸福生活指南,2020(37):206.

[12]Sun Tao.Mining and utilization of special information for archives management based on 5G network and Internet of Things[J].Microprocessors and Microsystems,2020,07(01):103410.