高校學(xué)生工作是高校工作的重要組成部分，在人才培養(yǎng)過程中發(fā)揮著重要作用，學(xué)生工作檔案建設(shè)更是高校學(xué)生工作不可或缺的部分。通過對學(xué)生工作檔案材料的分類歸檔，整理研究有助于提高學(xué)生工作檔案管理效能，保障學(xué)生工作檔案管理有條不紊開展的路徑?，F(xiàn)以常州G高校為例，從高校學(xué)生工作檔案管理現(xiàn)狀、重要性以及對策三個(gè)方面進(jìn)行研究。當(dāng)前高校學(xué)生工作檔案管理仍存在不少問題，建立科學(xué)的檔案管理目錄，規(guī)范學(xué)生工作檔案已經(jīng)成為高校學(xué)生工作面臨的重要課題。

高校學(xué)生工作是高校工作的重要組成部分，在人才培養(yǎng)過程中發(fā)揮著重要作用，是建設(shè)中國特色社會主義大學(xué)的基本內(nèi)容，也是提升我國高等教育質(zhì)量、培養(yǎng)中國特色社會主義合格建設(shè)者和可靠接班人的重要保障。學(xué)生工作檔案建設(shè)是高校學(xué)生工作不可或缺的部分。隨著信息化時(shí)代的不斷發(fā)展，學(xué)生工作日新月異，面臨著新形勢與新挑戰(zhàn)。對學(xué)生工作中的重要信息進(jìn)行有序分類收集、整理和存檔，是保障新時(shí)代學(xué)生工作有條不紊開展的重要途徑。因此，規(guī)范學(xué)生工作檔案已經(jīng)成為高校學(xué)生工作面臨的重要課題。

應(yīng)用型本科高校學(xué)生工作檔案管理現(xiàn)狀

常州G高校作為一所全日制普通本科院校，是應(yīng)用型本科高校，一直秉承面向基層、服務(wù)地方的辦學(xué)理念，致力于培養(yǎng)切合地方經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展需要的應(yīng)用型人才，非常重視學(xué)生工作檔案管理，不斷改進(jìn)完善學(xué)生工作檔案管理規(guī)章制度，以提高學(xué)生工作檔案管理效能。隨著社會的不斷發(fā)展進(jìn)步，黨和國家對高校建設(shè)、學(xué)生工作檔案管理的重視程度不斷提高，在常州G高校學(xué)生工作檔案管理實(shí)踐中，現(xiàn)行制度所存問題和漏洞開始出現(xiàn)。

對學(xué)生工作檔案管理的重視程度不足

常州G高校的檔案管理趨于規(guī)范和完善，在教務(wù)、科研、黨建等方面均已建立科學(xué)規(guī)范的檔案管理目錄，而學(xué)生工作作為高校工作的重要一環(huán)，暫未形成完整的檔案體系。此類情況在其他高校也同樣存在，部分高校片面重視教學(xué)科研檔案管理水平的提高，而忽略了學(xué)生工作檔案管理，對學(xué)生工作檔案管理的重視程度不足。學(xué)生工作具有繁雜、條線多等特性，且涉及高校工作的方方面面，而學(xué)校層面沒有建立一個(gè)整體性且具有指導(dǎo)意義的學(xué)生工作檔案管理目錄，致使很多學(xué)生工作者在實(shí)際工作中常常按照個(gè)人理解對檔案材料進(jìn)行存放，之后需要倒追相關(guān)支撐材料時(shí)，因檔案混亂或不全等原因無法提供；也使得學(xué)生工作者在工作時(shí)缺乏總體性和條理性，困于瑣事，無法更好地提高工作效率。

學(xué)生工作檔案管理體系不夠健全，管理人員不夠?qū)I(yè)

常州G高校學(xué)生工作檔案材料較為零散，沒有建立科學(xué)完善的學(xué)生工作檔案管理目錄作為指導(dǎo)文件，導(dǎo)致學(xué)生工作者在工作中出現(xiàn)無章可循的情況，管理呈現(xiàn)分散化、碎片化的狀態(tài)。僅有心理咨詢和資助工作條線有較為完善的檔案管理體系，其他工作條線，如評先評優(yōu)、學(xué)生日常管理、安全教育、主題教育、就業(yè)工作等方面暫無歸檔目錄，致使學(xué)生工作者在工作中忽略了對相關(guān)檔案材料的整理存檔，導(dǎo)致后續(xù)工作中常出現(xiàn)無支撐材料、缺少材料等情況，不利于院校以及學(xué)生工作者對學(xué)生進(jìn)行全面了解。

高校學(xué)生工作隊(duì)伍中很少有專業(yè)的檔案管理人員，學(xué)生工作相關(guān)材料都由各條線負(fù)責(zé)老師整理歸檔，在沒有科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理目錄指導(dǎo)的情況下，缺乏專業(yè)檔案管理知識的工作人員難以做到學(xué)生工作檔案的條理化歸檔，致使學(xué)生工作檔案管理不規(guī)范。

學(xué)生工作檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化不足

學(xué)生工作檔案管理堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化的原則，就是對學(xué)生工作檔案管理遵循什么樣的工作流程，檔案建設(shè)的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)要有明確的規(guī)定，盡可能地使工作流程簡練化、工作方法模式化，提高管理的有效性和精確性，使學(xué)生工作檔案管理實(shí)現(xiàn)由管理向管理與研究并重轉(zhuǎn)變，由效率向效益轉(zhuǎn)變，由外延式發(fā)展向內(nèi)涵式發(fā)展轉(zhuǎn)變。這樣有利于強(qiáng)化學(xué)生工作者的標(biāo)準(zhǔn)意識、質(zhì)量意識、成果意識、責(zé)任意識。同時(shí)，學(xué)生工作檔案管理更應(yīng)遵循科學(xué)化原則，要符合教育教學(xué)規(guī)律以及學(xué)生成長成才的需要，應(yīng)是嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的[1]。科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的學(xué)生工作檔案管理有利于加強(qiáng)學(xué)生工作者的目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)意識，使學(xué)生工作者在工作中更具有條理性，能夠更好地規(guī)劃每項(xiàng)工作，減少工作的煩瑣性，也有利于學(xué)生工作者實(shí)現(xiàn)事務(wù)管理向管理研究的轉(zhuǎn)變。

高校學(xué)生工作檔案管理的重要性

我國一直非常重視高校學(xué)生管理工作，為規(guī)范高等學(xué)校學(xué)生管理工作，維護(hù)高校正常教育教學(xué)秩序和生活秩序，保障學(xué)生合法權(quán)益，培養(yǎng)德、智、體、美、勞等方面全面發(fā)展的社會主義建設(shè)者和接班人，依據(jù)教育法、高等教育法以及有關(guān)法律法規(guī)，制定頒布了一系列覆蓋高校學(xué)生管理領(lǐng)域各方面工作的制度規(guī)范，逐漸形成以《高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》為核心的管理制度體系，并在此基礎(chǔ)上，不斷更新改進(jìn)，以適應(yīng)新時(shí)代高等教育發(fā)展需要。

此前已有眾多學(xué)者針對高校學(xué)生工作檔案管理進(jìn)行了多方面研究，對獎(jiǎng)懲制度、資助育人、安全教育等工作條線已經(jīng)進(jìn)行了多項(xiàng)深入研究并取得了一系列成果。研究表明，在高校學(xué)生工作檔案管理中引入精細(xì)化管理方式，可以讓復(fù)雜煩瑣且變化更新速度快的學(xué)生工作檔案管理工作更為順利地開展，還能提高學(xué)生工作的效率和水平。在精細(xì)化和規(guī)范學(xué)生工作檔案管理的基礎(chǔ)上，簡單化、流程化、定量化各項(xiàng)工作，是全面提高學(xué)生工作效能的前提。在高校學(xué)生工作檔案管理中，若無清晰規(guī)范的制度規(guī)章，管理工作往往會出現(xiàn)無章可循的問題，從而降低工作效率。

高校學(xué)生工作檔案涉及學(xué)生工作的方方面面，包括班級建設(shè)、黨團(tuán)建設(shè)、主題教育、日常管理、心理工作、資助育人、征兵、就業(yè)工作，等等，是學(xué)生工作的實(shí)際反映，從中可以客觀真實(shí)地看出學(xué)生工作的真實(shí)水平、優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)等。這些真實(shí)的數(shù)據(jù)和材料也可以作為學(xué)生管理的借鑒和參考。

高校學(xué)生工作檔案建設(shè)有利于學(xué)生工作者對學(xué)生工作開展有針對性的思考和研究。根據(jù)整理存檔的相關(guān)檔案材料，形成系統(tǒng)的歷史資料，可以為高校學(xué)生工作者提供參考資料，有助于學(xué)生工作者不斷思考，不斷研究，發(fā)現(xiàn)不足，發(fā)揚(yáng)優(yōu)勢，形成一套規(guī)范、科學(xué)的工作制度流程，也能夠更好地提高學(xué)生管理效能，創(chuàng)新學(xué)生工作方式[2]。

于常州G高校而言，暫時(shí)還未有針對常州G高校學(xué)生管理工作運(yùn)行機(jī)制和相關(guān)檔案的系統(tǒng)研究和整理。本文以常州G高校為研究對象，對校內(nèi)學(xué)生工作現(xiàn)有制度、運(yùn)行規(guī)則和育人機(jī)制進(jìn)行系統(tǒng)梳理和深入研究，制定簡單化、流程化、易操作的工作流程，并有針對性地梳理各項(xiàng)流程所需文件以及支撐材料，形成校級層面的學(xué)生檔案管理目錄，以提高學(xué)生管理工作效能。

高校學(xué)生工作檔案管理對策

完善學(xué)生工作檔案管理制度體系

學(xué)生工作檔案管理的完善需要依靠多方面的共同努力。只有將學(xué)生工作檔案管理納入高校檔案工作和學(xué)生工作的整體建設(shè)中去，根據(jù)國家相關(guān)政策法規(guī)，在校級層面形成一套規(guī)范科學(xué)且符合本校實(shí)際情況的規(guī)章制度，明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確定校內(nèi)監(jiān)督管理部門，建立考察評估體系，才能從根本上解決問題，更好、更深入地推進(jìn)學(xué)生工作檔案管理工作的開展[3]。

在健全的學(xué)生工作檔案管理制度的指導(dǎo)下，高校應(yīng)建立健全學(xué)生工作檔案管理相關(guān)體系，做到有人監(jiān)督，有人考核，不斷完善改進(jìn)，逐步形成以學(xué)生管理部門為主，各二級學(xué)院實(shí)際操作實(shí)踐，相關(guān)部門負(fù)責(zé)建檔存檔的較為完善的學(xué)生工作檔案制度體系[4]。

制定統(tǒng)一的學(xué)生工作檔案目錄

本文以常州G高校為例，根據(jù)其現(xiàn)存制度，結(jié)合工作實(shí)際，以學(xué)生工作者條線工作內(nèi)容為基礎(chǔ)，制定匯編了二級學(xué)院學(xué)生工作檔案目錄，具體內(nèi)容包括以下幾個(gè)模塊（如下表所示）。

二級學(xué)院學(xué)生工作檔案目錄表

歸檔號

一級目錄

歸檔號

二級目錄

1

上級文件

1—1

校級發(fā)文

1—2

學(xué)生處發(fā)文

2

規(guī)章制度

2—1

學(xué)生思想政治工作方案

2—2

學(xué)生綜合素質(zhì)評價(jià)辦法

2—3

輔導(dǎo)員素質(zhì)能力提升工程實(shí)施方案

2—4

輔導(dǎo)員工作條例

2—5

班主任、特聘班導(dǎo)師工作條例

2—6

輔導(dǎo)員進(jìn)學(xué)生公寓制度

2—7

學(xué)生資助管理工作實(shí)施辦法

2—8

家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生認(rèn)定辦法

2—9

 “國家獎(jiǎng)學(xué)金”和“國家勵(lì)志獎(jiǎng)學(xué)金”評審實(shí)施細(xì)則

3

隊(duì)伍建設(shè)

3—1

輔導(dǎo)員分工文件、輔導(dǎo)員和班主任名冊

3—2

學(xué)院專題研究學(xué)生工作會議材料

3—3

輔導(dǎo)員工作會議記錄

3—4

校級輔導(dǎo)員和班主任考核材料

3—5

參加學(xué)校輔導(dǎo)員發(fā)展中心小組活動、二級學(xué)院輔導(dǎo)員工作室開展教研活動的材料

3—6

輔導(dǎo)員沙龍、輔導(dǎo)員專題培訓(xùn)材料

3—7

班主任、特聘班導(dǎo)師名冊、培訓(xùn)、考核等工作材料

3—8

輔導(dǎo)員、班主任等開展學(xué)生工作研究的過程性、成果性材料

3—9

學(xué)生干部培訓(xùn)、考核等相關(guān)材料

4

計(jì)劃總結(jié)

4—1

學(xué)院年度工作計(jì)劃、總結(jié)

4—2

其他條線年度工作計(jì)劃、總結(jié)

5

日常管理

5—1

網(wǎng)格化管理名單

5—2

班級、學(xué)生基礎(chǔ)材料

5—3

每周班級考勤表

5—4

學(xué)生因病缺課、缺勤追蹤登記

5—5

學(xué)生處分、跟蹤教育材料

6

評先評優(yōu)

6—1

學(xué)院獎(jiǎng)助學(xué)金評審工作領(lǐng)導(dǎo)小組名單、各類評審會議記錄等過程性材料

6—2

省級先進(jìn)班集體、三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、優(yōu)秀畢業(yè)生等評選通知、過程材料

6—3

國家獎(jiǎng)學(xué)金、國家勵(lì)志獎(jiǎng)學(xué)金評選通知、過程材料

6—4

校獎(jiǎng)學(xué)金評選文件、過程材料、學(xué)院公示材料、學(xué)校表彰文件

7

主題教育

7—1

新生入學(xué)教育材料

7—2

利用重大活動、重要主題等節(jié)點(diǎn)開展學(xué)生思想政治教育活動材料

7—3

學(xué)風(fēng)建設(shè)專題教育活動材料

7—4

畢業(yè)生教育相關(guān)材料

7—5

各類主題教育材料

8

資助育人

8—1

二級學(xué)院學(xué)生資助工作年度績效目標(biāo)、工作要點(diǎn)或工作計(jì)劃、年度資助工作總結(jié)

8—2

二級學(xué)院與學(xué)生資助工作相關(guān)的會議記錄、工作記錄等

8—3

二級學(xué)院開展學(xué)生資助工作培訓(xùn)材料、研究材料及其他業(yè)務(wù)檔案等

8—4

國家助學(xué)金評選文件、過程材料、學(xué)院公示材料、通過名單

8—5

學(xué)院家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生認(rèn)定工作小組名單、家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生所有的認(rèn)定評議小組名單

8—6

家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生申請表，家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資格復(fù)核表，認(rèn)定評議小組舉行認(rèn)定評議會議的會議記錄，學(xué)院認(rèn)定工作組舉行認(rèn)定會議的會議記錄、公示材料

8—7

資助工作績效考核過程性材料

8—8

各類社會捐贈資助學(xué)生的相關(guān)協(xié)議、發(fā)放資助簽收表、賬冊、憑證等

8—9

學(xué)生勤工助學(xué)崗位材料

8—10

開展發(fā)展型資助活動和精準(zhǔn)資助活動材料

9

心理健康

9—1

四級預(yù)警工作體系

9—2

學(xué)生心理健康普查材料

9—3

學(xué)院重點(diǎn)關(guān)注學(xué)生信息庫

9—4

心理危機(jī)事件相關(guān)材料

9—5

心理健康主題教育活動材料

10

招生工作

10—1

學(xué)校招生簡章、學(xué)院年度招生宣傳工作方案材料

10—2

招生宣傳的組織和落實(shí)情況、宣傳活動相關(guān)報(bào)道、招生宣傳總結(jié)

10—3

學(xué)院新生入學(xué)資格復(fù)查的材料

11

就業(yè)工作

11—1

學(xué)校就業(yè)工作文件、學(xué)院制定的就業(yè)工作推進(jìn)措施、學(xué)院階段性推進(jìn)就業(yè)工作的會議記錄

11—2

未就業(yè)學(xué)生跟蹤服務(wù)記錄、就業(yè)困難學(xué)生名單和幫扶記錄

11—3

學(xué)院畢業(yè)生就業(yè)意向匯總，畢業(yè)生考研情況名單、統(tǒng)計(jì)及情況分析，每周就業(yè)率統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)

11—4

學(xué)院開展職業(yè)生涯教育活動材料，學(xué)院就業(yè)基地建設(shè)材料，學(xué)院校外職業(yè)生涯教育實(shí)踐基地建設(shè)材料，學(xué)院職業(yè)生涯教育校內(nèi)外導(dǎo)師庫、教學(xué)資料庫等建設(shè)情況。

11—5

學(xué)院各類招聘會活動材料、各類企業(yè)宣講對接活動材料

12

公寓管理

12—1

學(xué)院住宿學(xué)生名單、走讀學(xué)生名單、校外住宿學(xué)生名單及跟蹤管理材料

12—2

“示范寢室”創(chuàng)建工作材料

12—3

公寓宿舍安全檢查材料

12—4

公寓違紀(jì)學(xué)生處理相關(guān)材料

12—5

公寓主題活動相關(guān)材料

13

國防教育

13—1

組織開展校內(nèi)國防教育活動的方案、圖片及報(bào)道稿

13—2

組織開展學(xué)生軍訓(xùn)的材料，包括活動方案、過程材料、評獎(jiǎng)評優(yōu)、新聞報(bào)道等材料

13—3

退伍學(xué)生名冊，每學(xué)年退伍學(xué)生學(xué)業(yè)情況、困難情況，二級學(xué)院開展學(xué)業(yè)幫扶活動情況及記錄

13—4

學(xué)生兵役登記和開展征兵宣傳工作材料

13—5

參軍入伍大學(xué)生情況、應(yīng)征入伍及退役復(fù)學(xué)學(xué)生學(xué)費(fèi)補(bǔ)償申請記錄

及時(shí)整理分析，確保學(xué)生工作檔案的應(yīng)用價(jià)值

在高校學(xué)生工作檔案管理中，應(yīng)及時(shí)對各條線工作的檔案進(jìn)行整理分析，分類歸檔。由于學(xué)生工作的特性，學(xué)生工作檔案也應(yīng)定期進(jìn)行整理歸納，并根據(jù)實(shí)際工作情況對歸檔內(nèi)容和目錄進(jìn)行調(diào)整。建設(shè)學(xué)生工作檔案，并定期對其進(jìn)行整理分析，有助于學(xué)生工作者開展對學(xué)生工作的思考與研究。加強(qiáng)對學(xué)生工作檔案的整理與總結(jié)，有助于學(xué)生工作者對學(xué)生工作不斷思考，從檔案中汲取經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，把握學(xué)生工作的重點(diǎn)、難點(diǎn)和痛點(diǎn)，創(chuàng)新工作思路，為之后學(xué)生工作的開展提供重要參考依據(jù)，并為高校學(xué)生管理水平的提高保駕護(hù)航。

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