隨著數(shù)字技術(shù)的快速發(fā)展及普及推廣，如何在高校大學(xué)生檔案管理工作中創(chuàng)新應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，已成為未來高校大學(xué)生檔案管理工作的重點(diǎn)發(fā)展方向。在高校大學(xué)生檔案管理工作中靈活運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠有效推動(dòng)檔案管理各項(xiàng)工作的信息化、現(xiàn)代化進(jìn)程，切實(shí)提升高校大學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量與效率，為當(dāng)代高校大學(xué)生檔案的有效管理提供科學(xué)決策?，F(xiàn)在分析高校大學(xué)生檔案管理新變化的基礎(chǔ)上，探討大學(xué)生檔案管理所面臨的困難與挑戰(zhàn)，并提出深化大數(shù)據(jù)時(shí)代高校大學(xué)生檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的思考和建議。

2021年6月，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，明確了我國(guó)未來五年的檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃。加強(qiáng)高校檔案服務(wù)能力建設(shè)是傳承高校歷史文化，促進(jìn)高校檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要途徑。

隨著互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用和推廣，檔案電子化的速度正在加快，但傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所占比重依然較高，無結(jié)構(gòu)的檔案與有一定結(jié)構(gòu)的檔案加快融合。目前，我國(guó)高校大學(xué)生檔案管理工作正處在轉(zhuǎn)型期，高校大學(xué)生檔案管理面臨新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。不斷加強(qiáng)檔案資源利用、安全、治理體系建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化和信息化，有利于創(chuàng)新高校大學(xué)生檔案管理模式，優(yōu)化管理方式，提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量。

高校大學(xué)生檔案管理的新變化

（一）檔案信息化建設(shè)戰(zhàn)略促進(jìn)高校大學(xué)生檔案現(xiàn)代化管理的改革創(chuàng)新

近年來，國(guó)家相繼出臺(tái)了“互聯(lián)網(wǎng)+”“中國(guó)制造2025”等關(guān)于大數(shù)據(jù)發(fā)展的國(guó)家重大發(fā)展戰(zhàn)略，在相關(guān)政策中更是強(qiáng)化了電子檔案管理要求，提出在合理利用信息資源的基礎(chǔ)上，加上智能化算法，形成智能輔助工具，大力倡導(dǎo)檔案利用便捷化、檔案管理安全化及檔案管理信息化。新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》等也有對(duì)“檔案信息化建設(shè)”的明確規(guī)定。大學(xué)生檔案資源作為高校涉及廣泛、存量龐大、流動(dòng)性強(qiáng)的檔案資源之一，適應(yīng)數(shù)字資源智慧融合與利用的需要，提升高校大學(xué)生檔案管理過程中的資源整理與信息分析能力，將有效實(shí)現(xiàn)高校大學(xué)生檔案管理工作的數(shù)字化、現(xiàn)代化目標(biāo)，切實(shí)保護(hù)大學(xué)生的個(gè)人檔案信息，推動(dòng)高校大學(xué)生檔案工作的高質(zhì)量與高效率發(fā)展。

（二）智慧校園快速推進(jìn)高校大學(xué)生檔案管理數(shù)字化建設(shè)步伐

新時(shí)代，我國(guó)高校紛紛開展信息化、數(shù)字化校園建設(shè)，推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和檔案工作結(jié)合，高校大學(xué)生檔案信息也越來越接近大數(shù)據(jù)的性質(zhì)。針對(duì)利用需求和現(xiàn)有數(shù)字化檔案開發(fā)成果不匹配的問題，各高校以智慧校園服務(wù)平臺(tái)為依托，引入現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)，促使大學(xué)生檔案開發(fā)向數(shù)據(jù)層級(jí)方向轉(zhuǎn)變。通過大數(shù)據(jù)環(huán)境下信息資源的“云存儲(chǔ)”和“云計(jì)算”建設(shè)，對(duì)大學(xué)生檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、比較、整合、重組、分析，構(gòu)建大學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)，促使高校各項(xiàng)管理工作與大學(xué)生各類管理系統(tǒng)相連接，實(shí)現(xiàn)大學(xué)生檔案資源管理系統(tǒng)大融通，推動(dòng)檔案現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)入新階段。

（三）以信息化為支撐的檔案管理智能化不斷提升高校大學(xué)生檔案多元化服務(wù)水平

隨著高校大學(xué)生檔案資源開發(fā)利用工作的持續(xù)推進(jìn)，服務(wù)國(guó)家人才戰(zhàn)略、服務(wù)高校創(chuàng)新發(fā)展、服務(wù)大學(xué)生職業(yè)發(fā)展將成為高校大學(xué)生檔案管理工作的重心。將信息化和大數(shù)據(jù)技術(shù)引進(jìn)高校大學(xué)生檔案管理工作中，通過對(duì)用戶設(shè)定的檔案資源進(jìn)行智能化收集、分類、整理和分析，不斷創(chuàng)新檔案管理工作的理念、方法、技術(shù)及模式，深入挖掘和分析檔案信息的價(jià)值，借助大學(xué)生數(shù)字檔案管理系統(tǒng)服務(wù)平臺(tái)向人才提供和推送有關(guān)信息，使其從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式順利地向自動(dòng)化管理模式轉(zhuǎn)變，從而滿足人才的個(gè)性化檔案服務(wù)需求，充分實(shí)現(xiàn)大學(xué)生檔案數(shù)字資源信息利用和社會(huì)共享服務(wù)的目標(biāo)。

高校大學(xué)生檔案管理面臨的新挑戰(zhàn)

（一）信息化管理意識(shí)不足

傳統(tǒng)高校大學(xué)生檔案管理工作處于教學(xué)輔助地位，局限于對(duì)大學(xué)生檔案資料的收集、整理、使用和保存，檔案管理工作的核心價(jià)值沒有得到體現(xiàn)，重要性沒有得到真正認(rèn)識(shí)。隨著大學(xué)生數(shù)量的不斷增加，以及檔案材料越來越豐富，高校大學(xué)生檔案管理成為高校檔案工作的重要組成部分?；?G時(shí)代背景，互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈技術(shù)和檔案工作的深度融合，信息化和智能化對(duì)高校大學(xué)生檔案管理提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求，傳統(tǒng)的管理理念和模式已經(jīng)難以滿足大學(xué)生檔案資源迅速收集和處理的要求，嚴(yán)重影響了大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校大學(xué)生檔案管理工作開展。

（二）檔案信息更新不及時(shí)

新時(shí)期高校大學(xué)生的檔案管理是一個(gè)伴隨著時(shí)間及政策變化而不斷演化的動(dòng)態(tài)過程。在檔案管理工作的開展中，準(zhǔn)確、有效地更新高校大學(xué)生檔案信息，從而展現(xiàn)出新時(shí)代高校大學(xué)生檔案管理的效率。在此基礎(chǔ)上，高校大學(xué)生檔案管理的一線工作者必須具有良好的工作時(shí)效意識(shí)。然而，現(xiàn)實(shí)問題是，在實(shí)際的檔案工作中，由于相關(guān)部門工作人員檔案管理意識(shí)的缺失及其對(duì)檔案管理工作的重視度較低，因此檔案管理工作無法有效開展，進(jìn)而影響檔案資料的歸檔及時(shí)性，導(dǎo)致檔案資料無法及時(shí)有效地完善。整體而言，目前高校大學(xué)生檔案管理存在檔案數(shù)量大、內(nèi)容復(fù)雜等問題，倘若高校依然采取傳統(tǒng)的檔案管理方式，則會(huì)加大新時(shí)代高校大學(xué)生檔案管理工作的難度，無法滿足新時(shí)代對(duì)高校大學(xué)生檔案管理工作的要求。同時(shí)，檔案數(shù)量大、內(nèi)容復(fù)雜、檔案收集與匯總工作反復(fù)、無效重復(fù)性工作多等問題，不利于大數(shù)據(jù)時(shí)代高校大學(xué)生檔案管理的創(chuàng)新變革。

（三）檔案管理內(nèi)容質(zhì)量不高

高校大學(xué)生檔案管理內(nèi)容方面存在兩個(gè)問題：首先，當(dāng)代高校大學(xué)生的檔案具有數(shù)據(jù)量大、條目復(fù)雜、保管周期長(zhǎng)等特征，單一的職能部門無法對(duì)其進(jìn)行有效管理。同時(shí)，由于各行政單位職權(quán)的不同、管理模式的差異性，各部門在檔案交接過程中缺乏有效的交流與合作，進(jìn)而導(dǎo)致不同部門之間在檔案數(shù)據(jù)管理過程中形成了行政壁壘。因此，只有促進(jìn)高校多部門聯(lián)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)部門與部門之間有效的數(shù)據(jù)傳遞，才能滿足高校大學(xué)生檔案管理的需求。其次，目前還無法有效應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)大學(xué)生個(gè)人檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行量化分析和再加工，從現(xiàn)有的數(shù)據(jù)中難以發(fā)現(xiàn)管理業(yè)務(wù)的問題和漏洞，造成檔案數(shù)據(jù)利用效率低下等問題。

（四）檔案的安全性存在風(fēng)險(xiǎn)

目前，各大高校已經(jīng)嘗試將大數(shù)據(jù)等技術(shù)應(yīng)用在檔案數(shù)據(jù)管理過程中。數(shù)字化的檔案管理方式有利于提高檔案管理工作人員操作的便利性，但同時(shí)也不得不考慮由于數(shù)據(jù)信息的共享及快捷性特征所產(chǎn)生的檔案信息安全問題。其具體表現(xiàn)在高校檔案管理人員對(duì)檔案的數(shù)字化管理沒有進(jìn)行深入的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，對(duì)相關(guān)技術(shù)及功能的理解僅僅停留在信息傳遞和文本編輯的層面，缺乏檔案管理的安全意識(shí)，造成數(shù)字檔案管理的安全風(fēng)險(xiǎn)。例如，某高校檔案管理人員不熟悉檔案操作系統(tǒng)，導(dǎo)致大量學(xué)生數(shù)字檔案丟失。同時(shí)，數(shù)字檔案的安全性對(duì)數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)較高，如果發(fā)生病毒或外界惡意侵入的危機(jī)事件，會(huì)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的個(gè)人檔案信息造成極大的威脅。

（五）高校檔案管理隊(duì)伍有待加強(qiáng)

目前，高校檔案館的部分工作人員沒有進(jìn)行過專業(yè)數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用及使用等相關(guān)技能的培訓(xùn)。其對(duì)數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用仍然停滯在初步認(rèn)識(shí)階段，缺乏對(duì)數(shù)字檔案管理的理解，進(jìn)而無法有效地通過數(shù)字技術(shù)為高校大學(xué)生檔案管理工作提供有效的幫助。此外，較多高校都存在輕視檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的現(xiàn)象。學(xué)校在引進(jìn)科研教學(xué)型人才等方面會(huì)花費(fèi)較大的精力與資源，對(duì)檔案管理人員的要求卻僅僅是基本的業(yè)務(wù)能力。檔案管理人員數(shù)字信息學(xué)習(xí)的滯后性，阻礙了高校大學(xué)生檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，使其滯后于高校的整體發(fā)展。

 深化大數(shù)據(jù)時(shí)代高校大學(xué)生檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的思考和建議

（一）創(chuàng)新管理理念，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

堅(jiān)持以知識(shí)為本的管理思想，將創(chuàng)新和保障融入檔案生產(chǎn)過程和管理過程。樹立“萬物皆數(shù)”的思維，在高校大學(xué)生檔案管理工作中注重發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)的作用，逐步形成大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息管理現(xiàn)代化意識(shí)，不斷推動(dòng)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向新型數(shù)字化、電子化檔案管理方向轉(zhuǎn)變。樹立系統(tǒng)意識(shí)，善于開拓創(chuàng)新，對(duì)高校大學(xué)生檔案數(shù)字化管理形成完整有效的科學(xué)設(shè)計(jì)，促進(jìn)檔案管理數(shù)字化工作的順利開展。

（二）創(chuàng)新技術(shù)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)信息化管理

建立有效的宏觀協(xié)調(diào)溝通機(jī)制，建立高校大學(xué)生檔案管理中心，增進(jìn)其與高校黨政辦公室、學(xué)生工作處、人事處、財(cái)務(wù)處、圖書館、信息中心等部門的聯(lián)系與合作，綜合統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案管理工作，全面整合各種高校大學(xué)生檔案管理資源、檔案數(shù)字資源以及檔案基礎(chǔ)資源等，促進(jìn)其對(duì)高校大學(xué)生檔案數(shù)據(jù)的有效管理。充分利用基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的高校大學(xué)生檔案數(shù)據(jù)信息平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，形成大學(xué)生檔案智慧分析庫，主動(dòng)且高效地向大學(xué)生個(gè)人及管理者推送個(gè)性化、精準(zhǔn)化的信息服務(wù)。簡(jiǎn)化整理，強(qiáng)化檢索，優(yōu)化服務(wù)，創(chuàng)新檔案利用服務(wù)方法和手段，有效發(fā)揮高校大學(xué)生檔案的服務(wù)功能和實(shí)效性，把紙質(zhì)檔案變成鮮活的信息。

（三）創(chuàng)新管理模式，開展個(gè)性化管理

首先，采用責(zé)任制管理模式，針對(duì)高校大學(xué)生檔案數(shù)量大、種類多等特點(diǎn)，明確各種檔案文件的首要負(fù)責(zé)人，界定其工作內(nèi)容和責(zé)任權(quán)限。同時(shí)，在檔案管理方面引入績(jī)效管理模式，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行全面考核，以績(jī)效考核和人事考核為結(jié)果導(dǎo)向，采取年初、年中、年終等多時(shí)期節(jié)點(diǎn)考核的方式進(jìn)行考核，依據(jù)考核結(jié)果對(duì)績(jī)效較差的工作人員進(jìn)行批評(píng)教育或懲罰，對(duì)績(jī)效考核優(yōu)良的工作人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。

（四）完善安全管理，加強(qiáng)信息保護(hù)

安全的管理系統(tǒng)是所有檔案管理系統(tǒng)中最重要的組成部分，包括檔案信息的收集、匯總以及保密工作標(biāo)準(zhǔn)等，能使數(shù)字檔案在實(shí)際應(yīng)用中的安全性更高。由于高校大學(xué)生檔案信息中涉及教育經(jīng)歷、獲獎(jiǎng)經(jīng)歷等大量個(gè)人信息，如何對(duì)個(gè)人信息進(jìn)行有效且安全的保密處理，是數(shù)字化檔案管理所面臨的首要問題。通過安排專項(xiàng)工作人員對(duì)設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)及安全檢查，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字技術(shù)硬件的有效管理。同時(shí)，對(duì)數(shù)字技術(shù)的軟件進(jìn)行有效的加密處理，針對(duì)重要信息實(shí)施監(jiān)控管理，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)數(shù)字技術(shù)在軟、硬件中的安全性及有效性應(yīng)用。

（五）重視隊(duì)伍建設(shè)，提升專業(yè)素質(zhì)

針對(duì)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差、業(yè)務(wù)培訓(xùn)較少的問題，可以從以下幾方面改進(jìn)。

首先，可以通過引進(jìn)檔案管理系統(tǒng)維護(hù)、數(shù)字技術(shù)應(yīng)用、數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建和使用等方面的專業(yè)人才，培養(yǎng)具有較強(qiáng)專業(yè)技術(shù)能力、扎實(shí)的檔案管理基礎(chǔ)、較強(qiáng)數(shù)字技術(shù)操作能力的人才。

其次，通過建立健全相關(guān)數(shù)字檔案管理的培訓(xùn)機(jī)制，加強(qiáng)數(shù)字化、信息化技術(shù)等新時(shí)代檔案管理技術(shù)的培訓(xùn)，提升相關(guān)檔案管理工作人員的專業(yè)技能。

最后，通過制定科學(xué)的獎(jiǎng)懲制度和考核機(jī)制，建立一支能滿足數(shù)字時(shí)代高校大學(xué)生檔案管理發(fā)展需求的高質(zhì)量、復(fù)合型檔案人才隊(duì)伍。

近年來，隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大及人數(shù)的不斷擴(kuò)招，高校大學(xué)生檔案管理逐漸面臨檔案數(shù)量大、種類多、內(nèi)容復(fù)雜等問題，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以滿足新形勢(shì)下高校大學(xué)生檔案管理的需求。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，創(chuàng)新高校大學(xué)生檔案管理理念與模式，以檔案信息化建設(shè)為依托，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，開展個(gè)性化管理。同時(shí)，從傳統(tǒng)的館藏中心模式向服務(wù)中心模式轉(zhuǎn)變，重視檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，緊密結(jié)合學(xué)校實(shí)際需求提供數(shù)據(jù)支撐服務(wù)，提升檔案工作在高校各項(xiàng)工作中的重要性和安全性，充分發(fā)揮檔案的數(shù)據(jù)價(jià)值，從而為更好地開展高校各項(xiàng)工作服務(wù)。

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