科研項目檔案管理是科研項目管理的重要組成部分，是檔案工作服務(wù)項目的重要抓手?，F(xiàn)結(jié)合科研項目檔案的特點(diǎn)，對科研項目檔案管理的關(guān)鍵性要素進(jìn)行分析，提出科研項目檔案規(guī)范管理的具體工作舉措，旨在提高科研項目檔案管理的質(zhì)量和水平，保障科研項目順利進(jìn)行。

隨著國家科技實力的進(jìn)步，近年來我國航空、航天、汽車、船舶等大型研發(fā)制造領(lǐng)域均取得了舉世矚目的成就，針對這些領(lǐng)域的科學(xué)研究也獲得了豐碩的成果?！秶抑虚L期科學(xué)和技術(shù)發(fā)展規(guī)劃綱要（2006—2020）》確定了大型飛機(jī)等16個國家科技重大專項，這些重大專項是我國近年來科技發(fā)展的重中之重。重大專項科研項目有效促進(jìn)了國家科學(xué)技術(shù)水平的進(jìn)步，作為科研項目管理的重要組成部分，科研項目檔案管理承擔(dān)著支撐項目管理、記錄研制歷史、積累項目經(jīng)驗、保障項目驗收的重要作用。因此，如何做好科研項目，尤其是重大專項的科研項目檔案管理工作，是檔案人員應(yīng)積極探索和研究的重要課題。

科研項目檔案的特點(diǎn)

1.1（一）現(xiàn)實性

科研項目檔案的現(xiàn)實性是指科研項目文件歸檔后具有較強(qiáng)的現(xiàn)實作用。傳統(tǒng)檔案歸檔后，大多作為進(jìn)行歷史查考的憑證。在技術(shù)發(fā)展的一定階段和周期內(nèi)，都是科研項目檔案發(fā)揮現(xiàn)行效用的活躍時間，科研項目檔案是技術(shù)研究從理論走向?qū)嵺`的重要過渡媒介。科研項目檔案的現(xiàn)實性特點(diǎn)，使得科研項目檔案工作同科技、生產(chǎn)活動緊密聯(lián)系，不可分離。

1.2（二）專業(yè)性

科研項目檔案作為科學(xué)技術(shù)研究和生產(chǎn)的真實記錄，形成于特定的專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域，是專業(yè)技術(shù)活動的伴生物，是專業(yè)知識的積累和沉淀，尤其是重大專項的科研項目檔案，其承載的是國家前所未有的研究記錄，具有較強(qiáng)的專業(yè)性。

1.3（三）成套性

任何科研活動都是以一個獨(dú)立的項目或課題為對象進(jìn)行的，在這個獨(dú)立的項目中形成的一系列相關(guān)的科研文件，記載和反映了該科學(xué)研究項目的全部過程和最終結(jié)果，構(gòu)成了一個從需求、調(diào)研、立項、實施、結(jié)題、驗收到應(yīng)用的全周期材料體系，具有成套性的特點(diǎn)。

1.4（四）多樣性

科研項目檔案的多樣性主要針對檔案載體而言。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，科研項目檔案管理的對象不再局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。隨著數(shù)字存儲技術(shù)的發(fā)展，磁帶、光盤、膠片等數(shù)字載體應(yīng)運(yùn)而生，部分取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件；流程再造產(chǎn)生的電子信息流，取代了傳統(tǒng)的簽署和印鑒；三維模型和數(shù)字化構(gòu)型也對二維圖紙和目錄產(chǎn)生了沖擊。

1.5（五）階段性

科研項目是對核心技術(shù)的突破性研究，必然需要大量的技術(shù)研究、關(guān)鍵技術(shù)攻關(guān)和試驗驗證，其研發(fā)周期短則數(shù)年，長則數(shù)十年。雖然不同領(lǐng)域的科研項目所涉及的理論知識大不相同，但是其研究階段都大同小異，包括設(shè)計、試驗、總結(jié)、驗證等，由此形成的檔案也同樣具有階段性特點(diǎn)。

科研項目檔案存在的問題

2.1（一）項目檔案管理體系有待進(jìn)一步完善

科研項目檔案管理制度和體系的建設(shè)，既要遵循科研項目本身的研制規(guī)律和項目管理的特點(diǎn)，又要滿足科研項目檔案管理的一般性規(guī)律和要求。因此，科研項目檔案管理體系在理念、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、技術(shù)方面要兼顧傳統(tǒng)性和創(chuàng)新性。國家重大專項科研項目研究的是國內(nèi)前沿領(lǐng)域，其項目管理在體制機(jī)制和管理模式上與傳統(tǒng)的項目管理存在較大的差異。目前，科研項目檔案管理體系的建設(shè)雖有一定的基礎(chǔ)，但是項目檔案管理的總體策劃仍顯不足，管理要求不夠細(xì)致、清晰、全面，管理體系的成熟度不高、完整性不足、落地執(zhí)行不充分，還需隨著項目研制和檔案管理的推進(jìn)繼續(xù)優(yōu)化及完善。

2.2（二）項目檔案管理融入項目研制過程不充分

科研項目檔案融入項目研制和項目管理過程不充分，“三納入、四參加、四同步”形成的管控能力相對薄弱。檔案管理業(yè)務(wù)作為項目的基礎(chǔ)支撐業(yè)務(wù)，應(yīng)納入項目研制和項目管理流程，及時收集項目研制和管理過程中產(chǎn)生的過程性數(shù)據(jù)和文件；檔案管理人員應(yīng)納入項目管理團(tuán)隊，及時了解項目研制和項目管理的重要活動和安排。目前，大部分科研項目檔案管理融入項目研制過程不夠充分，項目檔案的形成收集工作過于被動，導(dǎo)致項目原始資料、過程文件收集歸檔不及時，項目質(zhì)量、工藝等檔案的成套性整理不及時，項目試驗試制的多媒體文件收集歸檔不完整。

2.3（三）項目數(shù)字化與檔案信息化聯(lián)動產(chǎn)生的動能不足

制造型企業(yè)的數(shù)字化管理變革在較短時間內(nèi)催生了一系列產(chǎn)品研發(fā)和運(yùn)營協(xié)同的信息系統(tǒng)上線，極大地簡化了各類研發(fā)和管理工作流程，減少了溝通成本。然而，在企業(yè)的信息化建設(shè)整體框架和藍(lán)圖中，檔案的信息化水平往往滯后于企業(yè)的整體信息化建設(shè)水平。企業(yè)科研項目在數(shù)字化研發(fā)、信息化管理的過程中，未能與檔案的信息化建設(shè)產(chǎn)生足夠的協(xié)同和聯(lián)動，例如產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、試驗管理系統(tǒng)、供應(yīng)商管理系統(tǒng)在部署實施過程中對系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔問題考慮不充分，影響了設(shè)計研發(fā)文件、試驗文件、實物驗收文件、供應(yīng)商管控文件等歸檔的完整性。

2.4（四）項目檔案管理人員的知識體系不夠完整

科研項目涉及的領(lǐng)域?qū)I(yè)性較強(qiáng)，科研項目檔案的收集具有復(fù)雜性、專業(yè)性、多樣性等特點(diǎn)。國家重大專項的科研項目，項目研制復(fù)雜程度之高、研制周期之長、項目的利益相關(guān)方之多，均對項目檔案管理及項目檔案管理人員提出了更高的要求?，F(xiàn)階段，科研項目檔案管理人員必須具備檔案管理專業(yè)素養(yǎng)，熟悉檔案管理理論和基本實踐技能，此為“檔案技能”。除此之外，還應(yīng)當(dāng)熟悉所從事的科研項目領(lǐng)域的專業(yè)技術(shù)知識和項目管理知識，了解科研項目研究和發(fā)展的一般規(guī)律，此為“專業(yè)技能”。此外，科研項目的數(shù)字化集成建設(shè)、項目數(shù)字仿真建設(shè)，要求項目檔案管理人員有較強(qiáng)的信息技術(shù)能力，此為“信息化技能”。檔案技能、專業(yè)技能和信息化技能共同構(gòu)成了科研項目檔案管理人員的知識體系，缺一不可。然而，現(xiàn)階段行業(yè)內(nèi)檔案管理人員的技能水平或得其一二，導(dǎo)致檔案管理往往滯后于項目管理和信息化管理。

科研項目檔案管理的關(guān)鍵性要素

3.1（一）管理框架——科研項目檔案的體系建設(shè)

制度體系是檔案管理工作的框架和基礎(chǔ)，檔案管理體系應(yīng)包含三個層級：一是檔案管理頂層制度要求，是企業(yè)內(nèi)部檔案工作的綱領(lǐng)性文件；二是檔案管理與其他業(yè)務(wù)的接口要求，是對項目利益相關(guān)方文件歸檔的業(yè)務(wù)管理性文件；三是檔案管理內(nèi)部的工作規(guī)范性要求，是檔案自身能力建設(shè)和基礎(chǔ)工作的管理提升性文件。以上各層級文件構(gòu)成了完整的檔案管理體系，是科研項目檔案管理工作的重要組成部分。

3.2（二）前進(jìn)牽引——科研項目檔案的機(jī)制建設(shè)

機(jī)制建設(shè)是科研項目檔案是否具有活力、是否能靈活適應(yīng)科研項目管理節(jié)奏的重要基礎(chǔ)?，F(xiàn)階段科研項目的管理必然是發(fā)展的、創(chuàng)新的過程，如何按照科研項目管理的要求，落實各階段文件形成、收集、審核、歸檔、利用的閉環(huán)管理是科研項目檔案管理的重要工作。因此，和科研項目管理工作保持健康、密切的聯(lián)系，建立良好的協(xié)同工作機(jī)制是科研項目檔案管理成功的關(guān)鍵。

3.3（三）發(fā)展保障——科研項目檔案的人才隊伍建設(shè)

建成一支可持續(xù)發(fā)展的、結(jié)構(gòu)組成完整的檔案人才隊伍是科研項目檔案管理成功的必要條件。從事科研項目檔案管理工作的人員，不僅需要具有豐富的檔案管理經(jīng)驗，熟悉、掌握項目檔案管理要求和歸檔范圍，還需要具備所從事行業(yè)領(lǐng)域的專業(yè)技術(shù)知識。科研項目檔案人才隊伍的培養(yǎng)，既需要專家領(lǐng)導(dǎo)型人才、專業(yè)技能型人才，也需要技術(shù)專長和信息化專長的復(fù)合型人才。

3.4（四）變革驅(qū)動——科研項目檔案的信息化建設(shè)

信息時代科研項目的研制和管理必然是數(shù)字化、智能化的，項目研制在需求、立項、實施、結(jié)題、驗收等各個環(huán)節(jié)以信息化工具串聯(lián)，通過研發(fā)數(shù)字集成、管理信息集成實現(xiàn)項目過程管理精益化，成果效益最大化。科研項目檔案的信息化建設(shè)作為貫穿科研項目全生命周期的一部分，必須順應(yīng)數(shù)字變革產(chǎn)生的管理創(chuàng)新要求，與其同步發(fā)展。

科研項目檔案規(guī)范管理的工作舉措

4.1（一）建立檔案管理與項目管理的有機(jī)聯(lián)系

根據(jù)《國家科技重大專項（民口）檔案管理規(guī)定》，項目管理單位（部門）、項目實施單位（部門）、項目檔案管理單位（部門）要堅持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，建立有機(jī)聯(lián)系，開展協(xié)同合作?？蒲许椖繖n案管理是科研項目管理的重要組成部分，科研項目檔案管理離不開科研項目管理的牽引，科研項目文件的形成及歸檔情況能完整、直觀地反映科研項目的管理水平。

對科研項目管理全周期進(jìn)行梳理和分析，嚴(yán)格落實科研項目檔案“三納入、四參加、四同步”要求，制定科研項目管理要求，完善科研項目工作計劃，將科研項目檔案人員納入科研項目管理團(tuán)隊，將科研項目檔案工作計劃納入科研項目工作計劃，將科研項目檔案審查納入科研項目重大節(jié)點(diǎn)前審查工作。

結(jié)合項目計劃，組織策劃項目文件歸檔計劃，根據(jù)項目計劃及安排，在項目轉(zhuǎn)階段等重大節(jié)點(diǎn)前進(jìn)行檔案審查，按照項目檔案驗收的標(biāo)準(zhǔn)，開展項目各類型文件歸檔完整性、系統(tǒng)性審查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時組織整改。

將檔案工作前置介入項目管理各環(huán)節(jié)中，開展及時、有效的檔案審核。以項目合同管理為例，在合同需求階段提出合同交付物的驗收標(biāo)準(zhǔn)及歸檔要求，在合同驗收結(jié)題階段檢查交付物歸檔的完整性及規(guī)范性，從而保證項目外委外協(xié)合同文件歸檔的完整性、規(guī)范性。

4.2（二）加強(qiáng)項目檔案人才隊伍能力建設(shè)

制定項目檔案人才隊伍能力建設(shè)培養(yǎng)計劃，根據(jù)管理需求分別開展項目檔案專家培養(yǎng)、項目檔案主管能力建設(shè)、項目檔案助理能力建設(shè)工作。

培養(yǎng)項目檔案專家，要求具備豐富的項目檔案工作經(jīng)驗，具備項目檔案驗收經(jīng)驗；能指導(dǎo)項目檔案工作的頂層策劃，制定項目檔案工作的戰(zhàn)略發(fā)展方向，開展項目檔案相關(guān)的政策研究。

培養(yǎng)項目檔案主管，通過各類學(xué)習(xí)培訓(xùn)及管理實踐開展能力建設(shè)，培養(yǎng)一批經(jīng)驗豐富的項目檔案主管，熟悉掌握行業(yè)型號項目檔案管理各項要求及歸檔范圍，了解項目管理及技術(shù)專業(yè)知識，能從項目角度對檔案管理提出優(yōu)化建議，具備獨(dú)立組織和策劃型號項目檔案管理各項工作的能力。

培養(yǎng)項目檔案助理，通過各類學(xué)習(xí)培訓(xùn)及技能實踐開展能力建設(shè)，培養(yǎng)一批專業(yè)的項目檔案工作人員，熟悉項目檔案管理要求及歸檔范圍，具備檔案整理、整編、組卷等各項檔案專業(yè)技能，配合檔案主管開展各類專項工作。

4.3（三）細(xì)化各階段檔案基礎(chǔ)管理工作

在文件歸檔階段，根據(jù)項目各項管理要求，梳理項目各階段文件形成的條件和現(xiàn)狀，結(jié)合項目文件材料歸檔范圍，開展項目各類型文件歸檔審核要點(diǎn)的梳理，將項目文件歸檔審核納入項目管理工作流，保證項目文件的形成和歸檔符合項目管理及項目檔案管理要求，建立項目形成和接收的標(biāo)準(zhǔn)審核體系，保證項目文件的管理要求具體化，工作執(zhí)行規(guī)范化。

在檔案管理階段，根據(jù)相應(yīng)的國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，落實檔案整理的具體要求，通過培訓(xùn)、監(jiān)督檢查、交互核查等手段，保證檔案整理各方面工作的規(guī)范性。在檔案整理方面，制定項目檔案分類方案，按照規(guī)范進(jìn)行分類、組件、組卷、排列、編號、編目等工作；檔案保管方面，建立檔案庫房索引、檔案出入庫登記臺賬，定期開展檔案庫房巡查；檔案利用方面，準(zhǔn)確設(shè)定利用者權(quán)限，編制案卷目錄、分類目錄、專題目錄、全宗指南、檔案館指南等檔案檢索工具。

4.4（四）檔案信息化建設(shè)納入項目信息化管理群平臺

將檔案信息化管理納入單位項目信息化管理范圍，將檔案管理系統(tǒng)作為項目整體信息化管理的一部分，項目信息化管理策劃與實施應(yīng)考慮相關(guān)數(shù)據(jù)、文件、工作流的歸檔問題。

將檔案審核環(huán)節(jié)納入各業(yè)務(wù)系統(tǒng)工作流程，梳理產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理等系統(tǒng)的流程及文件歸檔情況，根據(jù)重要程度及歸檔情況將檔案審核環(huán)節(jié)提前介入各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的工作流程中，及時發(fā)現(xiàn)問題，反饋問題，整改問題。

將系統(tǒng)的歸檔集成納入各業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)實施過程，加大推進(jìn)包括產(chǎn)品數(shù)據(jù)系統(tǒng)在內(nèi)的各業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔集成力度，實現(xiàn)產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)技術(shù)文件、三維數(shù)模在線歸檔，實現(xiàn)試驗系統(tǒng)、供應(yīng)商管理等業(yè)務(wù)系統(tǒng)各類型、各流程數(shù)據(jù)文件在線歸檔。同時建立統(tǒng)一的歸檔接口策略和規(guī)范，同步開展歸檔電子文件的“四性檢測”，保證系統(tǒng)接口管理和優(yōu)化的可持續(xù)。

4.5（五）做實做細(xì)對項目配套單位的檔案管控

科研項目通常涉及許多項目配套單位，包括原材料供應(yīng)商、試驗驗證合作伙伴等。配套單位形成的項目文件材料是項目檔案的重要組成部分，也是項目牽頭單位檔案管理的重要方面。對項目配套單位的檔案管控主要包括以下三個方面：一是對配套單位文件材料形成和交付提出要求，根據(jù)歸檔范圍和管理要求開展文件完整性和規(guī)范性檢查；二是明確配套單位檔案管理的質(zhì)量要求，重點(diǎn)協(xié)作單位需制定完整的檔案管理制度，在檔案收集、整理、保管、利用等方面采取有效的舉措保證項目檔案的完整和規(guī)范；三是加強(qiáng)對配套單位檔案的檢查和驗收，在項目重大節(jié)點(diǎn)及結(jié)題驗收前對其項目檔案的過程管理和項目檔案的形成組卷情況進(jìn)行檢查或驗收。

科研項目管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，其檔案管理工作也是一項長期、艱巨的任務(wù)。以上結(jié)合科研項目檔案的特點(diǎn)，對項目檔案管理的關(guān)鍵性要素進(jìn)行分析，從檔案工作的體制機(jī)制、檔案人才隊伍、檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理、檔案信息化建設(shè)以及配套單位的檔案管控五個方面提出了具體舉措，進(jìn)一步規(guī)范科研項目檔案的管理，旨在提高科研項目檔案管理的質(zhì)量和水平，保障科研項目的順利進(jìn)行。